Une ou assistant de direction

Assister quotidiennement les Directeurs Généraux Adjoints des pôles Ressources et Espace Public et Environnement sur des fonctions dédiées notamment à l'accueil, la gestion de plannings ou encore par la production de documents rédigés ou d'outils de suivi.

L'assistant.e du pôle ressources et du pôle espace public et environnement sera notamment en charge :

1- accueil et suivi des agendas et du courrier :

• Assurer l'aiguillage des appels : filtrage, évaluation de la pertinence, orientation

• Assurer la réception et le classement du courrier « arrivée » ainsi que le suivi conformément aux instructions transmises par le supérieur hiérarchique

• Gérer l'agenda des deux directeurs

• Assurer l'accueil des deux pôles

• Préparer la rédaction de courriers, comptes-rendus de réunion, tableaux de suivi

• Préparer les déplacements des deux Directeurs

• Coordonner le planning des astreintes du pôle Espace Public et Environnement

2- rédaction et préparation d'éléments à l'attention des DGA de pôles :

• Saisir, mettre en forme, éditer tous les documents.

• Ponctuellement, construire des documents de présentation/ communication ou réaliser des synthèses

• Diffuser les informations, classer, archiver

• Gérer les espaces collaboratifs

• Rédiger des notes ou des courriers à partir de consignes orales ou écrites

• Préparer l'organisation matérielle et collecter les éléments nécessaires des réunions pilotées par les deux DGA

• Ponctuellement, participer à des réunions et en rédiger le relevé de conclusion

• Organisation et méthodes

• Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, power point, messagerie électronique)

• Appétence pour l'environnement territorial

• Sens de la discrétion des informations traitées

• Capacité de travail transversal et en équipe

• Facilités de communication