RESPONSABILITÉS :
Vous assistez la responsable de l'Hexagone dans ses activités de pilotage et gestion administrative, participez à la coordination des activités et assurez la gestion financière de la structure.
Les missions principales sont les suivantes :
La gestion administrative/communication/évènementiels :
- Recenser et gérer différentes données (locaux, accès, salles, matériels)
- Rédiger et mettre en forme divers documents (plannings, procédures, pas à pas, statistiques, comptes rendus, imprimés types et tableaux, affiches, annuaire)
- Participer à l'organisation des manifestations (répondre aux demandes et échanger, assurer le suivi, rédiger
- les fiches d'information pour agents d'accueil)
- Participer aux visites et présentations du bâtiment
- Assurer la mise à jour des informations sur le site Web de l'Hexagone et fait le lien avec la Direction Vie Etudiante
- Assurer la réservation des espaces
- Assister la responsable de l'hexagone dans le suivi des diverses conventions (occupation des locaux)
La gestion financière
- Assurer la préparation du budget en lien avec la Responsable et assister aux discussions budgétaires avec la
- Direction des Affaires Financières de l'Université
- Assurer la gestion financière des dépenses et recettes, en appliquant les procédures
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire, alimenter les tableaux de bords et outils de pilotage.
La gestion des personnels :
- Aider au suivi administratif des dossiers des personnels, 4 agents au total
- Veiller au dépôt des congés des personnels et assurer le suivi des heures supplémentaires, participer à l'organisation de la continuité du service
- Participer à l'encadrement du personnel d'accueil et les assister dans l'utilisation des outils
La gestion des droits d'accès/ bâtiment :
- Programmer l'outil de gestion des droits d'accès ARD, assurer le suivi des problèmes avec les services concernés
- Gérer les droits en relation avec les responsables des structures présentes et usagers ;
- Participer à l'organisation de l'ouverture et fermeture au public, ponctuellement peut être amené à assurer ces ouvertures et fermetures
- Participer au suivi des interventions de maintenance dans le bâtiment
- Suivi des interventions dans le bâtiment par sociétés extérieures en relation avec le service maintenance
- Participer en cas d'absence d'un des personnels de logistique à la tenue de la banque d'accueil
PROFIL RECHERCHÉ :
Véritable pilier organisationnel, vous serez le lien entre les différents services et les interlocuteurs externes, garantissant ainsi un fonctionnement fluide et efficace de l'Hexagone.
Si vous êtes une personne organisée, réactive et dotée d'un excellent sens de la communication, cette opportunité est faite pour vous !
CDD 12 mois renouvelable
Rémunération : 1520€net puis 1595€ net après 1 an d'ancienneté
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 2 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Experience: Expérience exigée
Qualification: Employé qualifié
La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
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