Secrétaire administratif au secrétariat du parquet général h/f

POSTE OUVERT UNIQUEMENT AUX FONCTIONNAIRES

IFSE 3

Description du poste

Vos activités principales

Le secrétaire administratif affecté au secrétariat du Parquet général exerce ses missions en qualité d'assistant administratif.

Il assiste la secrétaire générale et la cheffe de cabinet dans l'organisation quotidienne de leurs missions. Il veille au bon fonctionnement du service du secrétariat en assurant la fonction de référent du service. Sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet, il assure les missions suivantes :
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Mission 1 : Soutenir l'organisation du secrétariat du parquet général
- Gestion des plannings du secrétariat et du parquet général
- Organisation des absences/remplacements des agents du secrétariat
- Tenue à jour des modes opératoires
- Relation avec les parquets extérieurs
- Supervision de l'utilisation du logiciel ESABORA et de l'archivage des dossiers
- Prise en charge des stagiaires

Mission 2 : Traiter les dossiers thématiques en lien avec les magistrats référents :
- Traitement des courriels en lien avec les dossiers thématiques à sa charge
- Enregistrement informatique sur l'applicatif dédié,
- Traitement et suivi des demandes et mise à jour sur l'applicatif.

Mission 3 : Assurer la logistique des réunions organisées par le parquet général

En lien avec la secrétaire générale et la cheffe de cabinet :
- Réservation des salles pour la tenue de réunions
- Organisation de l'accueil des participants
- Préparation de la salle en lien avec les adjoints techniques
- Commande des prestations et réalisation des états de frais de représentation
- Préparation des documents pour les participants

Conditions particulières d'exercice

Le secrétaire administratif pourra être amené également à assurer le remplacement des autres agents du secrétariat en cas d'absence.