Assistant / assistante de direction

À la recherche d'un emploi en CDD, CDI ou en intérim ?

Spécialisée dans le recrutement Tertiaires Cadres et Non Cadres, GITEC c'est avant tout une équipe, avec une approche à taille humaine, qui s'appuie sur la proximité, l'écoute et la réactivité.

Nous recherchons un Attaché de direction (F/H) pour l'un de nos clients, une prestigieuse institution, basée à Paris 9.

Poste à pourvoir rapidement.

Au sein du pôle, vous serez chargé(e) de :

- Garantir le bon fonctionnement (appliquer les règles, gérer les priorités, proposer des améliorations de procédures, respecter la confidentialité) et assurer la liaison avec l'antenne bruxelloise du département Relations institutionnelles Europe et International.
- Gérer les agendas et les déplacements du directeur général délégué.
- Gérer les notes de frais et les demandes d'engagement, la logistique (stocks de fournitures, réservation de salles, archivage).
- Faciliter les relations internes et externes (accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, connaissance de l'organigramme et de la structure).

- Contribuer à la mise en forme finale de différents documents (courriers, rapports, comptes rendus), frappe et prise de notes.

- Participer à l'organisation d'événements de relations publiques (réception de délégations étrangères, déplacements à l'étranger, conférences.) et gérer les réunions (constitution des dossiers.).

- Diffuser, collecter, réceptionner tous types d'informations utiles au pôle.

- Gérer le budget.

Nous recherchons une personne ayant un niveau de formation Bac + 2 en assistanat, ayant un bon relationnel, étant rigoureuse et autonome.

Vous maîtrisez le pack office et avez une expérience confirmée et réussie sur un poste similaire en banque ou au sein d'une fédération.

Votre niveau d'anglais est courant.

La connaissance des Institutions européennes est un atout.

Des tests sont à prévoir au cours du processus (orthographe, anglais et bureautique).

Experience: 4 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.