Assistant(e) administratif(ve) (f/h)

Assistant(e) administratif(ve) (F/H)

La collectivité et la direction d'accueil

Le Département de la Haute-Vienne

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et de mobilité.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

La Maison du département Ouest dont le siège se situe à Saint-Mathieu gère plus de 1 200 kilomètres de voirie départementale. Elle est organisée en 3 antennes techniques (Nexon, Saint-Laurent-sur-Gorre et Oradour-sur-Vayres) qui chacune comprennent, 2 centres d’exploitation dont un se situe au siège de l’antenne.

La MDD siège comprend 9 agents avec un bureau d’études routes, une cellule bâtiment, une cellule administrative et 2 encadrants. Chaque antenne comprend un responsable, 3 chefs d’équipes (1 par centre d’exploitation), 1 assistante et une vingtaine d’agents répartis sur les centres d’exploitation.

Description

Placé(e) sous l’autorité du Responsable de la cellule administrative et financière, vous assurez la gestion courante des tâches administratives et financières.

Activités du poste

Vous devrez :

Au titre de votre activité principale :

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique,
2. Préparer des dossiers et assurer leur classement,
3. Engager les dépenses et vérifier « le service fait »,
4. Effectuer la gestion administrative et comptable de l’antenne,
5. Gérer le courrier,
6. Préparer et/ou vérifier divers documents sortants (rapports, notes, arrêté, courrier, …),
7. Participer à la logistique (commande de fournitures, habillement…),
8. Suivre les plannings de l’antenne (congés, formations, évènements particuliers, déplacements),
9. Suivre les frais de déplacement et les heures supplémentaires,
10. Vérifier la saisie de l’activité de l’équipe dans le logiciel métier,
11. Effectuer le suivi administratif des avis sur autorisations d’urbanisme, permission de voirie, manifestations sportives,

Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené(e) à :

12. Assurer la continuité des activités comptables et secrétariats sur l’ensemble des services administratifs de la MDD,
13. Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers (horoquartz, …),
14. Être le correspondant archives,
15. Être le relais RGPD.

Dans le cas d’une MDD mutualisée, vous pourrez être amené(e) à assurer l’accueil de la MDD sociale, en suppléance du secrétariat social.

Compétences et qualités requises

Savoirs :

Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l’Institution départementale

Connaissance des procédures budgétaires, des règles de la comptabilité publique et de la commande publique

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques

Savoir-faire :

Parfaite maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, Qualité d’organisation, de rigueur et d’adaptation

Sens du travail en équipe et en transversalité, Rigueur dans le suivi des dossiers

Respect des procédures validées par l’Institution

Savoir-être :

Qualités d’écoute et de discrétion

Qualités relationnelle

Rigueur et autonomie

Disponibilité et réactivité face aux demandes de travail en urgence

Loyauté institutionnelle

Conditions d'exercice/Avantages

Poste à temps complet 39H30/semaine

35 jours de congés + 16 jours de RTT par an

Télétravail possible

Expérimentation prévue de la semaine en 4 jours

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

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