Assistant de la direction générale h/f

· Au sein de l’équipe du secrétariat, assurer l’assistance administrative, logistique et technique du directeur général des services

· Assurer la gestion budgétaire et comptable de la présidence et de la direction général

Missions subsidiaires

· Au sein de l’équipe du secrétariat, assurer en tant que de besoin l’assistance administrative, logistique et technique des vice-présidents et directeurs généraux adjoints

Activités principales

·Organiser l’activité professionnelle de la direction générale, en lien avec les autres assistants

-Gestion des agendas, prises de rendez-vous et réservation de salles

-Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences, colloques)

-Réalisation de travaux préparatoire aux réunions (recherche d’informations, préparation de visioconférences)

-Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l’intention du directeur général des services

-Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant

-Suivi de l’utilisation des véhicules de la présidence et de la direction générale

-Mise en forme de documents

-Classement et archivage de dossiers et documents


· Gestion budgétaire et comptable

-Proposition de budget pour la présidence et la direction générale

-Engagement des missions et bons de commande pour la présidence et la direction générale

-Constatation des services faits

-Suivi de l’exécution budgétaire

·Participer à la réunion de direction générale et à la réunion des responsables administratifs de composante

Activités subsidiaires

· En tant que de besoin, gestion du courrier entrant et sortant et des actes soumis à signature

Place du poste dans l’organisation

Ce poste est rattaché hiérarchiquement au directeur général des services

Spécificités du poste

·Remplacement de l’assistante du président en cas d’absence