Agent administratif / agente administrative (h/f)

La Mairie du Chateau d'Oléron recherche un Agent Administratif Polyvalent H/F

Merci de rediriger obligatoirement une lettre de motivation lors de votre positionnement.

Vos missions seront les suivantes :

I - Service à la population sous la direction de la directrice générale adjointe ( 0,35 ETP)

1. Responsable des élections, l'agent aura à sa charge en toute autonomie (0,25 ETP) :
1.1 Gestion des listes électorales et du Répertoire Électoral Unique (REU)
- Saisie informatique des inscriptions sur la liste électorale et mise à jour de la liste électorale
- Préparation des commissions de contrôle : convocations, tableaux des mouvements, procès-verbal.
- Préparation des scrutins lors des élections politiques
- Préparation des documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, listes d'émargements, des cartes retournées, des procurations, de différents imprimés et affiches
- Organisation des scrutins en transversalité avec les services opérationnels (services techniques, informatique, communication, police municipale, moyens généraux, etc.)
- Préparation de tout le matériel nécessaire dans chaque bureau de vote (urnes, enveloppes et bulletins de vote, caisses administratives, caisses alimentations et petit matériel)

1.2 Coordonnateur communal pour le recensement de la population
- Coordonnateur communal pour le recensement de la population (préparation, organisation et suivi du recensement de la population, vérification des adresses tirées au sort par l'Insee pour le recensement de la population, préparation des documents nécessaires au recensement)
- Aide au recrutement des agents recenseurs ; suivi des agents recenseurs et saisie informatique des données recensées sur OMER (logiciel de suivi du recensement de l'Insee) pendant le recensement

2. Secrétariat des élus (0,1 ETP)
- Saisie des courriers et de divers documents

II - Gestion et suivi des actions portées par le CCAS/le DSL (0,4 ETP), l'agent aura particulièrement en charge :
- L'accueil du public (téléphonique et physique), plus particulièrement des personnes en difficultés, et des tâches de secrétariat, il/elle évalue, lors du premier accueil la demande sociale en lien avec l'assistante sociale,
- Constitution des dossiers d'aide, recueil des éléments nécessaires au traitement de la situation et assure le secrétariat du Président du CCAS. Formalités inhérentes aux différentes demandes d'aides alimentaires.
- Participation à des réunions techniques avec l'adjointe et à en rédiger les comptes rendus,
- l'agent/e peut aussi apporter un conseil ou une aide pratique pour les démarches administratives et accompagner l'usager en l'orientant vers les dispositifs existants (assistants sociaux, médiateur de justice.), rédige des courriers et des notes sur des dossiers,
- Conseils d'administration du CCAS : préparation des ordres du jour, envoi des convocations, participation à la réunion, rédaction des délibérations et les comptes rendu (en moyenne 5 CA par an).
- Inscription des demandeurs de logements sociaux, gestion des inscriptions aux commissions d'attribution logement, gestion des deux logements d'urgence.
- DSL : participation à l'élaboration et au suivi du budget participatif, en lien avec le service culturel et l'adjoint en charge du lien social. Secrétariat à assurer entre les différents dispositifs (Mona Lisa et heure civique).

III - Secrétariat du service culturel sous la direction de la responsable du service culturel et communication (0,25 ETP)
- Prise de RDV/1er contact avec les demandeurs de salle (artistes, exposants.)
- Réservation de toutes les salles sur le logiciel dédié/recensement des besoins des différents utilisateurs par la transmission d'un formulaire (matériel, date, nombre de personne.)
- Rédaction et suivi du circuit de décisions des conventions (moulin de la cote et citadelle) en lien avec la responsable du service culturel

Nous recherchons prioritairement une personne expérimentée dans le domaine du CCAS et/ou des élections/recensement.

Experience: 1 An(s) - Sur même type de poste

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Ouvrier qualifié (P3,P4,OHQ)

Secteur d'activité: Administration publique générale