Assistant administratif h/f

Le Catering Aérien, vous connaissez ?

Labor

Newrest, spécialiste des services à la restauration, propose des solutions adaptées aux besoins de ses clients : conception des menus personnalisés, compétences culinaires, gestion de la logistique, préparation des trolleys pour la mise à bord, service de livraison « last mile » et chargement des avions, jusqu’aux prestations VIP.Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi, d’une activité passionnante et vous souhaitez exprimer toutes vos compétences au sein de la restauration aérienne, alors rejoignez-nous !Dans le cadre de la poursuite de notre développement, nous recrutons un Assistant Administratif.

Vos différentes missions:

MISSIONS :

GESTION ET ORGANISATION

1. Accueil physique et téléphoniques : recevoir, filtrer, transmettre les informations, accueil et orienter.
2. Vérification de l’état des stocks en fournitures, évaluer les besoins et définir les commandes à réaliser.
3. Gestion du courrier : réception, traitement, transmission, envoi, classement.
4. En collaboration avec les Responsables de Service, création et suivi des plannings du personnel.
5. Organisation des réunions de travail si nécessaire et réalisation des comptes rendus.
6. Gestion des notes de frais pour envoi au Siège Social.
7. Assurer le lien avec les différents services et répondre aux diverses demandes.
8. Suivi différents tableaux de bord permettant le bon fonctionnement du Site.
9. Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et documentation de la Direction de Site.
10. Réaliser les commandes diverses à la demande de votre hiérarchie.
11. Actualiser les données de l’activité en renseignant les tableaux prévus à cet effet.
12. Surveiller et contrôler l’exécution des contrats de maintenance des équipements du Site.

GESTION ADMNISTRATIVE

13. Création et suivi des badges permettant l’accès au Site ainsi qu’au pointage du temps de travail.
14. Gestion de la facturation
15. Réaliser à la planification et validation des horaires de travail via le logiciel prévu à cet effet.
16. Gestion, suivi et saisie des absences : congés payés, RTT, arrêt maladie, accident du travail …
17. Transmettre mensuellement au Siège Social tous les éléments de paie : plannings, acomptes, saisie sur salaire, annexe, primes proratisées, justificatif d’absence…
18. Assurer la transmission mensuelle des fiches de paie aux Salariés après envoi du Siège Social et ce, en respectant la date déterminée.
19. Gestion complète du dossier salarié suite embauche : documents, remise éléments contractuels, affiliation mutuelle, visites médicales…
20. Gestion complète du personnel sortie : radiation mutuelle, registre du personnel, récupération matériel…
21. Réalisation de toutes les tâches administratives du personnel : attestations, courriers, visites médicales, duplicata de documents…
22. Réalisation de courriers et notes diverses.
23. Recenser l’ensemble des informations relatives à la gestion du personnel et en informer le Service des Ressources Humaines : demande de formation, réclamations,…
24. Informer le Service des Ressources Humaines de toute demande relative aux Instances Représentatives du Personnel.

DOMAINE DE LA SECURITE HYGIENE

25. Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par la RH.
26. Être un support sur l’identification et la détermination des risques professionnels : document unique, plan de prévention…
27. Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène & de sécurité.
28. Participer aux mises en conformités, en cas de besoin, suite audit Client, demande du Service Hygiène…

MISSIONS ANNEXES

29. Veiller au respect du cadre légal, des procédures, accords d’entreprise et convention collective.
30. Réaliser à la demande du Service Ressources Humaines des documents divers et/ou support.
31. Suivre les directives de la Direction des Ressources Humaines dans le cadre de la gestion optimale du personnel et du Site.
32. Remettre au Service des Ressources Humaines les anomalies constatées : dépassement de la durée légale du travail, non-respect des procédures…

Perfil

De formation BAC+2 type gestion PME PMI ou exploitation, vos expériences vous permettent de répondre aux attendus du poste.

Dans le cadre de sa politique diversité, Newrest étudie, à compétences égales, toute candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap.

A PROPOS DE NEWREST :

Humilité, simplicité, efficience, et sens des responsabilités, telles sont les valeurs de Newrest. Fort de ses 36 000 collaborateurs présents dans 54 pays, acteur mondial indépendant du catering aérien, Newrest est le seul opérateur à intervenir sur l’ensemble des secteurs : catering aérien, restauration collective, base-vies, catering ferroviaire et retail.