Assistant / assistante de direction (h/f)

L'assistant.e exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il.Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du Cabinet du Président de l'Université de Guyane.

Assister le Président :
- Gérer son agenda, ( organiser ses rendez-vous et déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre ... )
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l'établissement.
- Préparer les dossiers pour les rendez-vous du Président.

Mission transversale :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer, renseigner, orienter et prendre les messages.
- Aide à l'organisation d'événements institutionnels et participation à des réunions conférences
- Prise de note et élaboration des comptes rendus

Gestion administrative du secrétariat du Cabinet de la présidence:
- Rédiger, soumettre à la Chef de cabinet et mettre en forme les documents administratifs et courriers réponses pour signature du Président ou de la Chef de cabinet
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer le courrier postal et électronique de la Présidence.
- Réceptionner, vérifier les parapheurs (des composantes, des services centraux ...) pour signature du Président et suivre leur circulation.
- Réceptionner, vérifier les conventions (hors convention de stage) pour signature du Président. Archivage numérique.
- Gérer et suivre les commandes du Cabinet.
- Gérer les réservations de salles pour les extérieurs (Rectorat, Préfecture...)

Conditions particulières d'exercice:
- 37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique.

Connaissances attendues:
- Réglementation et principes de fonctionnement d'une université
- Techniques d'expression écrite et orale
- Technique d'élaboration de document sous WORD et de tableur sous EXCEL

Compétences opérationnelles / savoir faire:
- Respect des procédures mises en place
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales / savoir être :
- Respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Initiative
- Réactivité
- Rigueur
- Fiabilité

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.