Assistant(e) administratif(ve) et relations usagers

Assistant(e) administratif(ve) et relations usagers h/f

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)

Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle.

Grand Bourg Agglomération (74 communes, 136 000 habitants) offre l’avantage d’un territoire parfaitement connecté à Paris (1h50 en TGV), à Lyon et Genève (50 minutes) et la proximité de régions naturelles aux identités fortes : la Bresse, le Revermont et la Dombes. La collectivité recrute un(e)

Assistant(e) administratif(ve) et relations usagers h/f.

Sous l’autorité du Responsable communication et relations aux usagers, vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public et traitez les réclamations des usagers. Vous gérez l’administratif du service et suivez la facturation.

Ainsi, vos missions seront les suivantes :

Assurer l’accueil des usagers, les renseigner et traiter leurs demandes :

• Accueillir physiquement et centraliser les appels téléphoniques (standards, numéro vert) de la Direction Gestion des Déchets,

• Gérer les réclamations des usagers en lien avec la démarche qualité,

• Mettre à disposition et changer les bacs affectés aux bâtiments et aux particuliers, mettre à jour la base de données, suivre les délais de livraison et établir des statistiques,

• Réceptionner les demandes de prêts de bacs pour les manifestations,

• Collecter les informations relatives aux encombrants, prendre des rendez-vous et assurer la relation avec le(la) chef(fe) d’équipe collecte et maintenance,

• Gérer les informations concernant toutes les collectes : renseigner, résoudre les problèmes en lien avec les prestataires et la régie, transmettre les conventions d’abonnement, remettre les sacs jaunes, etc,

• Renseigner et résoudre les problèmes courants des usagers des déchèteries,

• Renseigner les usagers sur les déchets compostables,

• Renseigner et résoudre les problèmes courants des usagers Local Ebrard (Ville de Bourg) et envoyer des conventions d’accès au local, attribuer les badges d’accès, traiter les conventions et facturer,

• Etablir et tenir à jour la liste des Points d’Apports Volontaires (PAV) et Points d’Apports Enterrés (PAE) et des colonnes à textiles, gérer les débordements et les délais d’intervention de vidage du parc,

Assurer la gestion administrative et comptable :

• Créer et suivre des comptes usagers sur logiciels spécifiques (900 tiers en déchèterie et déchets d'activités de soins à risques infectieux) avec remise des cartes ou codes d’accès,

• Créer, suivre des comptes usagers pour l’accès au local Ebrard,

• Facturer les composteurs, les déchèteries, etc…

• Etablir l’annexe au compte administratif des demandes de prêts de bacs pour les manifestations et courriers d’attestations de subventions en nature aux usagers,

• Assurer des tâches de secrétariat : courriers et saisies diverses, participer aux réunions et rédiger les comptes rendus,

• Mettre à jour le site internet et réaliser des communiqués de presse relatifs aux jours fériés, en lien avec la Direction de la Communication,

• Dans le cadre de la commande publique, envoyer des dossiers de consultation aux entreprises et renseigner des tableaux de suivi.

• Formation en assistanat de direction ou de gestion,

• Connaissance des missions de service public d’une collectivité,

• Maîtrise des techniques d’accueil, d’écoute et de négociation,

• Qualités relationnelles et rédactionnelles,

• Connaissance des procédures et des écrits administratifs,

• Connaissance des procédures d’archivage et des techniques de classement,

• Maîtrise des outils bureautiques : pack office,

• Sens de la relation client / usager, écoute active, diplomatie,

• Respect de la confidentialité, discrétion professionnelle,

• Pédagogie,

• Respect des délais.