Assistant administratif au service achats publics et assurances (h/f)

Assister le service dans les tâches administratives dans le domaine de la commande publique et des assurances.

🎯Missions du Groupement :

gestion du budget et de la comptabilité du SDIS, expertise et prospective financière,

gestion de la trésorerie et des emprunts, assure les recherches de financement,

coordonne la mise en œuvre du schéma directeur immobilier, conseille les acheteurs,

gestion de la commande publique,

gestion de l’administration générale (notamment assurances, instances),

conseil et assistance juridique,

gestion des actes juridiques et du contentieux, gestion foncière.

🎯Missions du service :

Coordonner l’achat public au sein de l’établissement,

Veiller au respect de la réglementation de la commande publique,

Assister et conseille les services dans l’exécution des marchés

Gérer des contrats d’assurances et appui juridique en la matière

🤝Relations internes au service :
- avec le chef de service auquel il (elle) rend des comptes
- avec les agents du service qui lui délèguent des tâches

🤝Relations internes au SDIS :
- avec les agents du service des finances avec lesquelles il (elle) travaille en collaboration
- avec le chef du GAF
- avec les services du SDIS

🤝Relations externes
- avec les fournisseurs et entreprises soumissionnaires des marchés
- avec les assureurs
- avec les partenaires publics : service de l’Etat, la paierie départementale

💻Conditions de travail associées au poste :
- travail administratif
- travail en équipe du fait de la transversalité des tâches
- travail par pics d'activités
- poste polyvalent et multitâches

✍️Instruction administrative et technique des dossiers de marchés publics
- Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
- Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
- Formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant les commissions
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Mettre à jour les fichiers
- Effectuer un pré contrôle de légalité
- Gestion de procédure à faible montant

✍️Suivi et gestion des dossiers
- Assistance administrative à l’exécution des marchés publics (avenants, sous-traitance, garanties financières, reconduction…)
- Aide en ligne aux fournisseurs pour l’utilisation du portail acheteur

✍️Suivi et gestion des dossiers d’assurance
- Assistance à la gestion des contrats de dommages ouvrages
- Gestion des sinistres assurances (automobile, dommages aux biens, responsabilité civile)
- Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
- Évaluer les responsabilités
- Solliciter des expertises juridiques et techniques
- Gérer les relations avec le courtier et les assureurs
- Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations STATUTAIRES

💻Compétences nécessaires pour occuper le poste :
- Culture administrative et maitrise des procédures
- Notions de marchés publics
- Maîtrise de l'outil informatique et utilisation des logiciels de gestion métiers
- Notions de gestion des assurances
- Sens de l’organisation et de la communication
- Techniques de classement et d’archivage

📌Qualités requises :
- Sens du contact humain
- Réactivité
- Discrétion
- Autonomie
- Réactivité et adaptabilité

✒️Savoirs :
- Communication orale et écrite
- Actes et écrits administratifs
- Règles de classement et d'archivage
- Techniques et outils de planification
- Logiciels métiers (logiciel Agysoft gestion marchés MARCOWEB et profil acheteur AWS)

🎓Diplôme requis : Baccalauréat

🚩Parcours professionnel et expérience souhaitables dans le domaine de la commande publique et des assurances