Description du poste
Vos missions :
Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité.
L’Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation.
Les tâches principales associées :
Organisation de l’agenda et des réunions
1. Gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous
2. Anticipation de la programmation des réunions récurrentes
3. Gestion des priorités dans les réunions
4. Préparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas …)
Secrétariat du Comité des Projets
5. Collecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des Projets
6. Programmation et organisation des réunions avec l’ensemble des interlocuteurs
Gestion Ressources Humaines
7. Gestion des congés et absences de l’équipe
8. Gestion des horaires réalisés et prévisionnels
9. Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU)
Gestion documentaire
10. Mise à jour des listes de contacts
11. Diffusion de la documentation
12. Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la direction
13. Classement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires
14. Mise à jour des documents qualité dans un logiciel dédié
Contribution ponctuelle aux projets pilotés par la direction
Secrétariat
15. Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureau
16. Gestion du courrier de la direction via un logiciel dédié
17. Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
18. Accueil physique des intervenants aux diverses réunions
19. Réalisation de commande de prestations hôtelières
20. Remplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances
Profil recherché
COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE SOUHAITES & QUALITES REQUISES :
Compétences et Formation initiale requise :
21. Maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint…)
22. Niveau BTS secrétariat, idéalement avec expérience d’au moins 2 ans
Savoir-faire relationnels :
23. Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatie
24. Rigueur, sens de l’organisation
25. Esprit d’équipe et polyvalence
26. Discrétion (identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel)
27. Esprit d’initiative, de synthèse et d’analyse
28. Sens de l’anticipation/réactivité
29. Dynamisme
30. Capacité d’adaptation
31. Bienveillance
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