Assistant administratif h/f

L'assistant administratif (H/F) travaille en collaboration étroite avec la direction du laboratoire. Il traite des dossiers de recrutement CDD ou des conventions de stage étudiants. Il prend en charge des tâches organisationnelles et opérationnelles.
Il participe à la stratégie de communication et à la diffusion des informations du laboratoire.
Activités
- Assurer pour une équipe de direction l'instruction de dossiers complexes et confidentiels en vérifiant la conformité réglementaire ;
- Coordonner l'agenda ; prévoir et préparer les dossiers des réunions et rendez-vous ;
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion ; rédiger des courriers administratifs et rapports en français ou en anglais ;
- Fiabiliser et mettre à jour les données relatives au personnel permanent, CDD IT, visiteurs, stagiaires.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi en s'appuyant sur les bases de données internes ;
- Préparer si nécessaire les éléments pour la mise en oeuvre des conventions de stage étudiants ou des CDD et suivre leur application ;
- Accueillir et favoriser l'intégration des nouveaux personnels au sein du laboratoire ;
- Planifier et organiser des événements internes au laboratoire (conseils, visites de délégations nationales ou internationales) ;
- Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche organisés par les chercheurs du laboratoire ;
- Produire des rapports d'activité ou de documents scientifiques édités en français ou en anglais ;
- Mettre à jour les pages web (actualités, intranet ou extranet) ;
- Assurer la circulation de l'information sur des supports numériques ou électroniques ;
- Produire et diffuser des informations internes et/ou institutionnelles sur le site web du laboratoire ou sous forme d'une newsletter et en assurer leur diffusion par les différents canaux de communication ;
- Participer aux réunions et à la vie du service administratif ;
Compétences
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de communication ;
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel (tableaux, graphiques), PowerPoint, outils Web ;
- Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles ;
- Savoir respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
- Être autonome et être force de proposition ;
- Avoir un bon relationnel avec différents types d'interlocuteurs ;
- Avoir le sens du travail en équipe ;
- Être réactif ;
- Faire preuve d'initiative ;
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités, un esprit méthodique et rigoureux ;
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, planifier les activités et respecter les échéances ;
- Savoir traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité ;
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires ;
- Anglais niveau B2
Compétences complémentaires :
Connaissance de logiciels de mise en page, de pages web
Contexte de travail




L'institut NEEL est un laboratoire d'environ 450 personnes dont 120 chercheurs, 50 enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents (doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an.

L'assistant en gestion administrative (H/F) exercera ses fonctions au sein du service administratif (12 personnes) sous la responsabilité de la responsable de service et assurera ses fonctions en collaboration étroite avec les collègues du service. Les personnels de l'équipe sont répartis au niveau de la direction du laboratoire et de quatre sous-structures : 3 départements scientifiques et une branche de services communs.

Le service est structuré pour que chacun de ses personnels ait en charge un ou plusieurs domaines d'activité : suivi des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et suivi des personnels permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux, communication interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations scientifiques.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.