Assistant(e) de direction des services techniques et du centre technique municipal

Sous la Direction du Directeur des Services Techniques, assure les missions administratives et financières pour la Direction des Services Techniques et des marchés publics de la Direction et du Centre technique municipal (CTM).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistance administrative du DST et du CTM

• Gérer et suivre le courrier pour l’ensemble du service,

• Gérer l’emploi du temps du DST et du responsable du CTM,

• Rédiger des courriers, certificats administratifs, notes, comptes-rendus et procédures

• En tant que Référent de Direction, transmettre les informations internes au sein de la DST,

• Suivre le tableau des signalements (logiciel courrier, mails ou visite à l’accueil de la mairie)

• Proposer et mettre en place des outils transversaux pour améliorer les procédures,

• Superviser l’archivage de la Direction,

Accueil

• Répondre aux appels téléphoniques

• Accueillir le public, les entreprises et les institutions

Marchés publics et contrats

• Suivre les marchés publics et contrats (préparation des pièces administratives, ordres de service, notifications, PV de réception, levées de garantie…

• Enregistrer les contrats de maintenance et fournitures,

• Suivre l’ensemble des contrats de service et fournitures

• Etablir les bons de commandes et les engagements financiers

Participation à l’optimisation des ressources

• Apporter un appui au Directeur des services techniques dans la planification des besoins budgétaires et le suivi de l’exécution du budget

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget du service en section fonctionnement et en section investissement

• Garantir le respect des procédures de mise en concurrence dans le cadre de la commande publique

• Veiller à l’optimisation et à la sécurisation des actes et les procédures administratives

• Suivre les contrats

Suivi des commissions de sécurité (pour les bâtiments communaux et tous les ERP)

• Réceptionner les convocations aux commissions de sécurité et s’assurer de la présence d’un élu en lien avec l’assistante du Maire et des élus,

• Pour les bâtiments communaux, informer le CTM (pour une vérification du bâtiment et les mesures correctives à mettre en œuvre),

• A réception des comptes-rendus de visite, le notifier au propriétaire, établir un arrêté de poursuite d’activité

• Le cas échéant, effectuer un suivi administratif de la bonne réalisation des travaux par le propriétaire (dans certains cas, le non-réalisation de travaux peut conduire le Maire à prononcer la fermeture de l’établissement)

Web enchères

• Mettre en place et suivre les ventes

Les Savoirs :

Outils informatiques (Word, Excel, Outlook,…)

Comptabilité publique (CIRIL finances)

Code des marchés publics

Les Savoir-faire :

Rédaction de notes et comptes-rendus

Les Savoir-être :

Disponibilité

Capacité d’accueil et d’écoute du public

Capacité d'adaptation et d'organisation.

Rigoureux, organisé, autonome.

Sens du service public.

Sérieux, rigueur et conscience professionnelle