Assistant(e) administratif(ve) à la direction de la restauration collective

Un poste d’Assistant(e) Administratif(ve) à la Direction de la Restauration Collective. Ce poste relève du cadre d'emploi des Adjoints administratifs (Catégorie C)

Mission

o Ce poste est directement rattaché au Directeur de la restauration collective.

Activités

• Occuper les fonctions de secrétariat et d’assistance administrative auprès du Directeur

• Faciliter le travail des agents de la Direction sur des missions transversales, notamment à travers la centralisation d’informations et d’actions menées pour l’ensemble de la Direction

• Gérer les effectifs de la Restauration Collective (scolaires, portage à domicile, restauration municipale, crèches, foyers et centre-aéré – commande de pain)

• Suivre le budget (engagement des bons de commande – suivi des factures)

• Suivre les marchés

• Réaliser les missions de secrétariat : Préparation et suivi des rendez-vous, mise à jour du calendrier Outlook, participation à la rédaction de courriers et notes de service, recherche d’information, mise en forme de documents et diffusions d’informations

• Garantir l’accueil physique et téléphonique

• Traiter et Distribuer le courrier en interne (arrivée et départ) : préparation des dossiers, rédaction et diffusions des procès-verbaux ou comptes-rendus

• Assister le Directeur sur certains dossiers particuliers en termes de suivi administratif ou organisationnel

• Formaliser les documents administratifs sur les décisions

• Connaissance du fonctionnement des services de la Collectivité

• Connaissance des finances et des marchés

• Connaissance des circuits et procédures administratives

• Maîtrise des logiciels de bureautique et des outils numériques

• Qualités rédactionnelles

• Sens de l’organisation, gestion du temps

• Rigueur administrative

• Esprit d’initiative et autonomie

• Discrétion professionnelle et diplomatie

• Bon sens relationnel

• Aptitude au travail en équipe