Depuis sa création en 1988, l’Institut Européen de Coopération et de Développement (IECD), organisation de solidarité internationale reconnue d’utilité publique, soutient le développement humain, économique et social des pays où il opère.
Avec ses partenaires en Afrique subsaharienne, dans l’océan Indien, le Bassin méditerranéen et en Asie du Sud-Est, il met en œuvre des projets dans les domaines de l’éducation, de la formation et l’insertion professionnelle et de l’entrepreneuriat.
En 2023, le chiffre d’activité de l’IECD s’élève à 25,8 M€, participant ainsi à la mise en œuvre de 79 projets. Pour mener ses actions, l’IECD construit des partenariats avec des institutions financières publiques, des agences des Nations unies, des ambassades, des entreprises, des fondations d’entreprises, des fondations philanthropiques et des associations. Les ressources financières annuelles de l’IECD sont équilibrées entre origines privée et publique.
Responsabilités
1. Assistanat du directeur général
o Gestion des plannings, organisation des réunions et des rendez-vous.
o Organisation des déplacements professionnels et des missions terrain (dossier voyage, billets d’avion, visas, suivi budgétaire des dépenses dans le logiciel de gestion de projet).
o Elaboration et suivi des notes de frais.
o Rédaction des supports de communication (présentations, compte-rendu, notes spécifiques, etc.).
o Garantie de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.).
2. Assistance aux instances de gouvernance et décisionnelles
o Gestion du planning du CODIR et des réunions.
o Archivage Sharepoint des documents pour le CODIR.
o Organisation des conseils d’administration, du bureau, du séminaire CODIR et du séminaire responsables pays/directeurs pays.
o Gestion administrative de dossiers spécifiques et institutionnels.
3. Organisation du séminaire IECD annuel et des réunions monde trimestrielles
o Organisation, planification et coordination avec les différents interlocuteurs.
o Gestion des différents prestataires (location de salle, traiteur, traducteur, etc.).
o Organisation de visioconférences grand public et mise en place d’ateliers virtuels (TEAMS).
4. Gestion du secrétariat de direction
o Gestion du standard téléphonique (réception et filtrage des appels).
o Réception et distribution du courrier reçu.
o Accueil physique des visiteurs de l’association et orientation vers les services concernés.
o Organisation des repas extérieurs ou au service de restauration Montalembert des invités.
o Gestion et suivi de l’archivage physique des documents institutionnels/officiels.
5. Gestion des moyens généraux
o Responsable de la tenue du DUERP et à sa mise à jour.
o Gestion et commande des fournitures de bureau et du mobilier.
o Gestion des accès et de la sécurité des locaux (Bips).
o Suivi budgétaire des dépenses (vérification et validation des factures et imputation dans le logiciel d’engagement des dépenses).
o Point focal des salariés sur tout sujet attenant à la vie dans les locaux. Interface avec le Responsable des services Généraux de l’immeuble Montalembert.
6. Support éventuel aux équipes siège/terrain
o L’assistante de Direction joue le rôle d’interface et de point de contact entre tous.
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