Assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Rattaché(e) à la direction de la Cohésion sociale et de la santé et au Chef de service Inclusion sociale, vous serez chargé(e) de la gestion de l'assistance administrative du service et du secrétariat.
Vous serez chargé(e) également de la gestion administrative de subventions et vous gérerez des conventions spécifiques avec des partenaires institutionnels, ainsi que les enveloppes des aides financières déléguées aux sites d'action médico-sociale. Missions / conditions d'exercice Gestion des conventions/subventions :
- Assurer la gestion administrative des conventions d'accès aux espaces partenaires (CAF/MSA) ; gestion du renouvellement des conventions avec préparation des rapports CP.
- Assurer le suivi administratif et la gestion des subventions de moins de 1 000 euros aux petites associations.
- Enregistrement des demandes de subventions (66 dossiers en 2021) et suivi de l'instruction avec la cheffe de service : inscription sur le tableau de bord, répartition auprès des chargés de mission, scan, fiche de liaison, transfert vers autres services si nécessaire, pour la préparation budgétaire, en lien avec l'agent référent du budget

Assistance Administrative :
- Enveloppes territorialisées des secours et fond solidarité logement :
gestion et suivi financier de la consommation avec les sites ; réabondement des enveloppes en lien avec le service gestion comptabilité ;
assistance et dépannage des tableaux de suivi pour les sites d'action médico-sociale, en lien avec le service informatique.
- Administrateur du logiciel de la CAF, CDAP et de l'espace MSA : ouverture et fermeture de droit pour les agents des SAMS et des services concernés, assistance dépannage ; suivi des conventions afférentes.
- Suivi et veille du circuit des rapports CP / Session avec saisie dans le logiciel Air Délib
- Participer à la réalisation des dossiers CP/Session (courriers types, fonds de dossier) et vérification de l'ensemble des pièces à transmettre
- Assister le chargé de mission FSE dans le cadre de la réception des demandes et des bilans des opérations : saisie des données du contrôle de service fait, courriers.
- Réalisation de documents supports pour le service (tableaux, graphiques, diaporamas...) et les comités de pilotage, comités technique, en lien avec l'agent concerné
- Aide à la préparation des fonds de dossier pour les réunions, à la duplication, impression de document
- Veille et suivi des rapports, notes et compte-rendu internes soumis à la validation du chef de service
- Veille juridique : mise en ligne de toute documentation utile aux travailleurs sociaux des SAMS (contributeur intranet) en soutien de la cheffe de service
- Aide à la création et gestion des dossiers partagés et veille de la procédure " Nommer Classer "

Secrétariat de l'équipe:
- Gestion du courrier arrivé, départ et suivi des parapheurs dans le circuit hiérarchique
- Gestion du standard du service, accueil téléphonique et physique des partenaires et des élus
- Mise à jour de la base de données partenaires et du planning collectif d'absence du service
- Organisation de réunions : prise de rendez-vous, réservation de salle, de matériel, de véhicule
- Gestion de l'archivage en lien avec les Archives Départementales, rédaction des bordereaux d'archives et préparation du volume des boîtes archives, et aide ponctuelle aux agents dans la préparation de leurs archives
- Gestion et suivi des commandes de fournitures de bureau, sanitaire et documentation

Évolution du poste à prévoir : à l'échéance de la stratégie pauvreté en juin 2023, l'assistante administrative aura à seconder la cheffe de service dans la reprise des dossiers centres sociaux et schéma gens du voyage (fin de la mission de l'agent contractuel recruté sur le pilotage de la stratégie de prévention et de lutte contre la pauvreté) Profils recherchés - Niveau requis (niveau d'études souhaité) : bac à bac +2
- Formations et qualifications nécessaires :
(permis, habilitations, autorisations de conduite nécessaires)
- Connaissances / compétences requises :
Bonne maîtrise de l'outil informatique
Bonne connaissance des missions spécifiques et des partenaires institutionnels
Intérêt pour le travail social
- Savoir faire (compétences techniques)
Capacité d'organisation et d'initiative
Qualités rédactionnelles

* Sens de l'écoute, de la communication
* Capacité à travailler en équipe
* Capacité d'adaptation et de rigueur
* Capacité à s'organiser et à faire des priorités dans les demandes

NBI : non
Supérieur hiérarchique : du service Inclusion Sociale
Encadrement hiérarchiques / fonctionnel : non

Liaisons internes : tous les services du CD ; conseillers départementaux (entre autre les vices-présidents)
Liaisons externes : partenaires de l'inclusion et action sociale ; usagers (peu fréquent)

Véhicule de service : non
Téléphone / PC portable : non

Logiciels utilisés : LibreOffice Writer, Calc, Impress, Intranet, Messagerie Zimbra, Internet
Logiciels spécifiques : Air Délib

Pointage de l'agent : oui
Temps partiel : non (charge de travail importante)
Télétravail : oui (frappe, remplissage et suivi des tableaux de bord - sous réserve des besoins du service ; 1 jour)