Assistant de direction h/f

La Direction du Numérique, de l’Innovation et de la Donnée (DNID) est organisée autour de deux fonctions majeures : une fonction axée sur l’environnement de travail des agents et les services associés (matériel, logiciel, réseau et moyen de communication, support à l’utilisateur) et une fonction dédiée à l’évolution et la maintenance des SI.

Au sein de de la DNID, sous l’autorité du Directeur et au service de tous les agents du service, l’Assistant-e de direction est chargé(e) de la gestion administrative globale de la direction.

Missions :

 Gestion des contrats de maintenance et de support des logiciels et matériels informatiques ;

 Gestion des commandes, de la réalisation des bons de commande à la vérification de la conformité des livraisons ;

 Facturation : en collaboration avec la direction des Finances, transmettre les pièces administratives nécessaires pour assurer le bon déroulement de toutes les étapes des commandes publiques, depuis l'engagement jusqu'à la liquidation, tout en veillant au respect des procédures budgétaires de la Collectivité ;

 Gestion des budgets de la Direction : produire et maintenir à jour les tableaux de bord d'exécution budgétaire de la direction ;

 Préparation et gestion des documents liés aux assemblées (Conseil municipal, Conseil communautaire, Commission)

 Gestion des stocks des équipements informatiques (activité secondaire) ;

 Suivi des lignes téléphoniques (activité spécifique).

Compétences requises et savoir-être :

 Maitrise des outils bureautiques et excellente maitrise de Word et Excel ;

 Maitrise de la gestion des agendas ;

 Avoir une connaissance approfondie des procédures budgétaires et comptables, ainsi que de l'utilisation de logiciels de gestion ;

 Avoir le sens du service public ;

 Avoir des qualités relationnelles avérées et le sens de la communication ;

 Faire preuve d’anticipation et de proactivité, de rigueur et d’organisation ;

 Faire preuve d’autonomie tout en ayant un fort esprit d’équipe.