Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle. Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie, et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Le GIP-FCIP de Lille pilote et organise la formation de près de 7000 apprentis grâce à un Centre de Formation d’Apprentis académique (CFA) lui-même appuyé sur 60 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) déployées sur l’ensemble du territoire académique.
Acteur engagé, notamment en matière de RSO, le GIP FCIP de Lille s’attache au développement des compétences de ses agents et défend une politique d’accès à la mobilité interne.
Ce service a pour mission d’assurer le secrétariat de direction, la coordination et la gestion administrative concourant au fonctionnement de la structure, de l’organisation des instances, la logistique et la maintenance liées aux locaux ainsi que l’accueil physique et téléphoniques.
L’assistant administratif H/F est placé(e) e sous l’autorité de la chef(fe) de service administration générale et travaillera en lien étroit avec le département apprentissage.
Il/elle aura pour mission d’assurer la gestion administrative concourant au fonctionnement du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA et à la diffusion des communications à destination des UFA sur les différents canaux dédiés, la réaction des relevés de conclusion internes.
Nous recherchons un Assistant Administratif H/F dédié à l’apprentissage pour rejoindre notre équipe.
L’une de vos missions principales sera d’assurer la gestion administrative du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA.
Vous serez donc chargé d’assurer les activités de secrétariat du directeur portant sur l’apprentissage en lien avec la cheffe de service de l’Administration Générale.
Assurer l’accueil téléphonique
Traiter le courrier entrant et sortant
Gérer l’adresse générique Direction CFA du Département Apprentissage
Gérer les agendas, les plannings des visites en UFA organisée par le département apprentissage.
Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs confiés
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
Assurer la logistique des réunions : réservation des salles, élaboration de diaporama et rédiger des comptes rendus, relevés de conclusion (conseil de perfectionnement, CAVA, réunions internes de la direction et du département apprentissage)
Aider ponctuellement à la préparation, au traitement et au suivi des dossiers administratifs en lien avec le Département Apprentissage
De plus, vous serez chargé du suivi des espaces collaboratifs en lien avec l’apprentissage et le GIP FCIP de Lille notamment de déposer des documents dans DIALUFA, les espace conventions…
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac+2 à Bac+3 dans le tertiaire ainsi qu'une expérience professionnelle confirmé dans un poste similaire.
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation initiale et continue.
Vous possédez des connaissances réglementaires et techniques du domaine, et vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale.
Vous savez utiliser les outils bureautiques, les logiciels et gérer les bases de données.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, de l'analyse et êtes capable de synthétiser les informations. Aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
Conditions de travail et avantages :
d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun
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