Assistant/ assistante administratif/tive et pédagogique (h/f)

Accueil et Orientation du public :

- Accueil et orientation téléphonique et courriels : renseignements, gestion du standard,
- Accueil physique des étudiants, candidats, formateurs, intervenants, prestataires et fournisseurs, informations et orientation
- Courriel (réception et répartition)
- Publipostage
- Archivage (classement et destruction)

Gestion administrative et pédagogique en soutien fonction du responsable de Formation initiale et de la Direction
- Dossiers des étudiants entrants
- Préparation pré-rentrée après admission (envoi documents, gestion des désistements, appel téléphonique pour proposer place qui se libère.)
- Demande et réception de pièces complémentaires au dossier d'inscription
- Création de suspends et dossiers étudiants (classement)
- Mise à jour de la Base de données étudiants
- Cartes d'étudiant
- Statistiques administratifs et pédagogiques selon les demandes de la Région

- Suivi des étudiants
- Gestion présences et absences des étudiants
- Vente des cartes de photocopie et logiciel UNIFLOW (ARESCOM)
- Suivi dossiers de bourses
- Contact avec l'Université de Nanterre et saisie des notes de Licence
- Résultats (saisie des notes dans ODESSA, classement, envoi des résultats .)
- Contact avec la DRIEETS. (Courriers, préparation liste unique des candidats admis, statistiques pour commission, report de scolarité.)
- Veille administrative
- Renseignements et courriers divers
- Participation aux réunions extérieures selon les besoins institutionnels (AFORMEJE, DRIEETS, Inter centres)
- Lien avec les intervenants

Parcoursup /Organisation Oraux d'admission (en coopération avec Assistante administrative FI et FPC)
- Veille Parcoursup
- Paramétrage Parcoursup en lien avec la direction
- Réponse aux courriers, envoi de documentation, renseignement téléphonique
- Dossiers d'inscription (mise en ordre, enregistrement, classement, envoi des convocations)
- Gestion des règlements d'inscription (amont travail comptabilité)
- Préparation et organisation des oraux d'admission : convocations, frappe textes, photocopies, recrutement professionnels, envoi de tous les documents, pochettes.
- Participation aux réunions Parcoursup

Experience: 3 An(s) - administratif, idéalement formation

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Coordonner l'activité d'une équipe,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques,maitrise Word et Excel; publipostage

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.