Assistant/assistante de direction (h/f)

Nous recherchons notre futur/future assistant/assistante de direction !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

- Vous accueillerez et accompagnerez les nouveaux arrivants dans leurs procédures administratives.
- Vous consoliderez et transmettrez à la DRH les dossiers relatifs aux entretiens professionnels, aux tableaux d'avancement, listes d'aptitudes, entretien professionnel, formation ...
- Vous suivrez les évolutions de la réglementation et des procédures en place à l'université dans le domaine RH.
- Vous rédigerez l'ordre du jour des réunions ; vous préparerez les dossiers et les supports de communication et vous réaliserez les comptes rendus.
- Vous assurerez la gestion financière du budget de la direction et des services centraux sans gestionnaire financier.
- Vous assurerez la gestion des réservations et le suivi des missions de la direction et des services centraux sans gestionnaire financier.
- Vous collecterez, contrôlerez, classerez et archiverez les pièces et justificatifs d'opérations financières.
- Vous participerez à la gestion des tâches administratives.
- Vous coordonnerez la signature des actes émanant de la direction.
- Vous répondrez aux demandes d'information des autres directions et composantes de l'université et de l'extérieur, vous orienterez auprès des équipes concernées.
- Vous sélectionnerez et diffuserez les informations en interne.
- Vous gérerez les aspects logistiques et demandes d'interventions sur les locaux de la direction.
- Vous renseignerez les tableaux de bord selon les instructions reçues, vous proposerez des évolutions.
- Vous formaliserez les procédures liées à la vie de la direction, vous communiquerez et accompagnerez l'ensemble des agents de la direction.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
- Des connaissances générales des règles et des techniques de gestion budgétaire et comptable ; de la législation du travail.
- Une connaissance des circuits de décision et délégations de signature ; des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

Vous maitrisez :
- L'utilisation des outils informatiques appliqués à la bureautique et à la gestion financière et comptables (SIFAC).

Vous êtes en capacité :
- De faire preuve de rigueur, de réactivité et de discrétion

Rémunération et avantages sociaux :

Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 538,46 € nets (avant PAS), selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : Jusqu'à 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.