Assistanat secrétariat - secrétariat f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste
Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Rémunération
Selon grille indiciaire FPH

Télétravail
Oui

Présentation du service

Le Groupe Hospitalier Sorbonne Université est composé de 7 hôpitaux : Pitié Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Rothschild, Trousseau – La Roche-Guyon et Tenon. Il propose une offre de soins complète, d’excellence et de proximité permettant la prise en charge de la plupart des pathologies, du nouveau-né à la personne âgée. Le Groupe Hospitalier est associé à la faculté de Médecine Pierre et Marie Curie (Paris VI), il est le 1er centre de recherche au niveau national. Il est leader de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris, en médecine, chirurgie et obstétrique.

LE GROUPE HOSPITALIER EN CHIFFRES
- 3944 lits et 696 places d’Hospitalisation De Jour
- 19 452 professionnels dont 14 483 paramédicaux, 2938 médecins, 863 internes, 2653 personnels administratifs, techniques et ouvriers

PRESENTATION DU SITE CHARLES FOIX
- Situé à Ivry-Sur-Seine, l’hôpital Charles Foix propose une offre de soins à destination des personnes âgées. Il dispose de 509 lits d’hospitalisation gériatrique en soins de courte durée, soins de suite et de réadaptation, soins de longue durée, secteur ambulatoire, secteur de psychiatrie et consultations d’odontologie.
- L’organisation de l’offre de soins des hôpitaux Charles Foix permet de répondre aux besoins de patients âgés ou en situation de handicap, présentant des pathologies aigues et/ou chroniques ; en consultation, lors d’hospitalisation programmée ou non programmée.

Vos missions

MISSIONS GENERALES
- Assiste le directeur des soins afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil…)
- Organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles, liées au fonctionnement du site Charles Foix
- Assure la continuité du secrétariat de direction de site Charles Foix
- Assurer pour le compte de la DRH des tâches spécifiques au recrutement du personnel de soins et hors soins : gérer les dossiers de recrutement et mobilité du personnel non médical, incluant la production des courriers.

MISSIONS PERMANENTES
- Accueil physique et téléphonique
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Prise de rendez-vous et tenue des agendas
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus de réunions
- Réception et traitement du courrier
- Gestion des fournitures et des approvisionnements du service
- Organisation de réunions (convocation, prise de note, élaboration et diffusion des comptes rendus)
- Organisation des réunions
MISSIONS SPECIFIQUES
- Actualisation de tableaux de bord de la Direction des Soins
- Gestion du tableau des gardes de la Direction des Soins
- Diffusion des fiches de poste de la Direction des Soins sur les espaces dédiés

Profil recherché

QUALITES REQUISES
- Qualités relationnelles (diplomatie, disponibilité, sens de l'accueil)
- Organisation, méthode et rigueur
- Discrétion professionnelle
- Qualité d'adaptation
- Capacité d'initiatives et d'anticipation
- Sens des responsabilités
- Capacité de d'analyse, de synthèse et de prospective

EXPERIENCE CONSEILLEE
- Expérience d'assistant de direction souhaitée
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
- Connaissances particulières : Logiciels SAP - SAPHIR – SMAX – DISPOSE – GESTIME, TALENT SOFT…

Formation : Assistant de direction / Assistant médico administratif

Horaires de travail
Quotité de travail : 100% - 9h/17h du lundi au vendredi

Vos avantages à l'AP-HP
Accès crèche et centre de loisirs
Restauration sur place
Prise en charge partiel pass Navigo
Accès formation continue
AGOSPAP

Langues
[Français]

Niveau
[3- Niveau professionnel]

Description de l'hôpital
Situé à Ivry-sur-Seine (94), l'hôpital Charles-Foix est spécialisé dans la prise en charge des personnes âgées quels que soient leur(s) pathologie(s) et leur niveau de dépendance. Il propose également des soins de suite et de réadaptation et dispose d'unités de soins longue durée.

Service d'affectation
DIRECTION DES SOINS

Référence de l'offre
2025-15426