Office manager

Paysagiste urbaniste chez Les Rondeaux et Professionnel associé à l’École d'Urbanisme de Paris

Les Rondeaux paysage et urbanisme est une agence organisée en scop spécialisée dans les études et la conception d’espace publics.

Nous recherchons un(e) Office manager pour participer à la gestion quotidienne, l’organisation, l’administration et la communication de l’entreprise.

Nous sommes à la recherche de quelqu’un de polyvalent, curieux afin de pouvoir évoluer selon la dynamique de l’entreprise.


1. Gestion administrative et logistique de l’agence

Compétences exigées:

1. Gérer la correspondance : courriers, mails, appels téléphoniques.
2. Assurer le suivi des documents administratifs (contrats, devis et factures d’achat, règlements).
3. Suivre les dossiers clients et fournisseurs (création, suivi et mise à jour des bases de données, classement et archivage).
4. Gestion et approvisionnement des stocks et fournitures.
5. Gestion et mise à jour du tableau de bord de l’agence.
6. Organiser les déplacements professionnels de l’équipe (réservations de transport, d’hébergements, etc.).

Compétences appréciées:

1. Superviser les plannings et agendas partagés.


2. Comptabilité et ressources humaines

Compétences exigées:

1. Préparer et transmettre les éléments de paie à la comptabilité.
2. Gérer les notes de frais, les règlements, et le suivi budgétaire.
3. Organiser les déclarations fiscales et sociales avec le comptable.


3. Support aux projets

Compétences appréciées:

1. Assister l’équipe dans la préparation et le suivi des projets (collecte de données, gestion des échéances, charte éthique, etc.).
2. Coordonner l’organisation des réunions, des présentations et des événements.

Compétences exigées:

1. Être le point de contact entre les différents partenaires, clients, et prestataires.
2. Participer à la mise en œuvre d’initiatives visant à améliorer la communication interne.
3. Participation à l’élaboration des candidatures, appels d’offres et concours (pièces administratives et contractuelles, présentation des références et book).
4. Gérer la correspondance : courriers, colis, mails, appels téléphoniques.

Compétences appréciées:

1. Mise en forme de documents internes et externes.
2. Suivi et gestion du site interne de l’entreprise.

L’agence étant en cours d’évolution, ces missions pourraient être amenées à évoluer dans le respect du volume horaire proposé.


Compétences et savoir-être :

1. Maîtrise des outils informatiques de bureau et logiciel de paie (Word, Excel, Ooti, etc.), suite Adobe appréciée (Photoshop, InDesign, etc.).
2. Connaissance en gestion administrative et comptable.
3. Compétences organisationnelles, capacité à prioriser les tâches et à gérer les délais.
4. Communication (relation client, orthographe), travail en équipe et autonomie.


Formation et expérience

1. Une expérience de 3 ans minimum en tant qu’Office Manager ou dans un poste similaire est demandée.
2. Une sensibilité pour les professions de l’aménagement de l’espace (paysage, urbanisme, architecture, design).

Contrat : CDD de 6 mois pouvant ouvrir à CDI à temps plein.

Rémunération : A définir selon compétences.

Avantages : Mutuelle, remboursement pass navigo.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à contact@lesrondeaux.fr avec pour objet : Candidature Office Manager.

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