Assistant(e) direction audit et contrôle interne f-h

Job Description

•Effectuer les tâches classiques d'un secrétariat, ainsi que la gestion et commande des fournitures de bureau, l'organisation des réunions, la gestion des abonnements, les prises de rendez-vous, le classement, la gestion de l'agenda et le filtrage des communications téléphoniques du directeur de la DACI…

•Organiser les missions et déplacements des collaborateurs et du directeur en France et à l'étranger, et contrôler les notes de frais

•Gérer l'espace DACI sur le serveur Martial Valin, ainsi que gérer et administrer la base de données ICARE pour les audits seulement

•Effectuer les travaux préparatoires et ensuite établir les slides pour la présentation du futur plan d'audit ; saisir dans la base ICare ce même plan d'audit après validation du Comité Audit et Risques

•Suivre la gestion et l'évolution du plan d'audit ; diffuser les livrables des missions d'audit

•Mettre à jour régulièrement l'organigramme et la présentation institutionnelle de la DACI

•Préparer les documents pour les différents comités auxquels participe la DACI

•Préparer et suivre l'intégration d'un nouveau collaborateur

•Organiser le séminaire annuel de la Direction et des visites de sites

•Etablir les demandes d'achat, hors missions d'audit, dans ARIBA et suivre le processus jusqu'au paiement final de la facture

•Gérer les cotisations et les nouvelles adhésions auprès de l'IFACI

•Dans le cadre de la Certification IFACI, mettre à jour régulièrement le calendrier annuel concernant le plan de communication

•En qualité de Correspondant Gestion documentaire et Archivage, gérer l'archivage de la Direction et participer à l'évolution du référentiel (en liaison avec le Responsable de la Qualité DACI)

•En qualité de Référente Protection de l'Information, mettre à jour régulièrement le référentiel de protection de l'information pour la Sûreté (en liaison avec le Responsable de la Qualité DACI)

•Gérer l'évolution du portail DACI sous INSITE, mettre des informations en ligne en qualité de Contributeur, et participer au groupe de travail Communication Secrétariat Général Groupe

•Assurer l'intérim de l'assistante du 3e pôle Audit Interne et du pôle Contrôle Interne.

Job Requirements

•Maîtriser les outils bureautiques tels que Word, Excel, Power Point
•Parler et rédiger en anglais
•Etre rigoureuse et autonome
•Avoir le souci de la confidentialité
•Avoir le sens de l'initiative et le souci de la présentation
•Aimer le travail en équipe