Assistant(e) de direction f/h

Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois, un(e) Secrétaire de Direction F/H.

Vos missions principales seront :

- d’organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction

- d’être garant de la circulation de l'information au sein de la direction.

-Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l’information et l’évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs.

-Accueil physique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande.

-Accueil téléphonique : réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV…).

-Gestion des agendas : prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements.

-Gestion des courriers : réception du courrier entrant. Tri du courrier. Envoi aux Directions concernées. Archivage et classement des courriers.

-Rédaction : courriers et compte-rendu de réunion, d’entretien…

-Organisation de réunions : planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers

-Gestion d’outils de gestion et d’organisation : suivi des tours de garde, mise à jour des documents, gestion des listes de diffusion

-Gestion « logistique » de la direction : ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction

-Référent(e) - Gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution.

-Suivi des courriers transmis à la signature de la direction : réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage

Formation Bac+2 minimum (BTS Secrétariat); une expérience significative sur un poste équivalent est exigée.

Conditions de recrutement

Rejoindre le CHU de Toulouse c’est bénéficier :

* D’un environnement de travail de qualité et avantages sociaux (CE/CGOS)
* Restaurant du personnel et repas à emporter
* 28 congés et 19 RTT
* CDD de 6 mois/ Possibilité de CDI
* Salaire selon profil
* Poste à pourvoir rapidement

Intégrer le CHU de Toulouse, c’est participer au quotidien à une offre de soins d’excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.