Assistant de direction (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la délégation générale aux finances et aux partenariats, l'assistante de direction assure le secrétariat mutualisé de Direction et des services de la Délégation (notamment du service du Budget et de la Gestion financière). Il/elle aura en charge l'exécution du budget du service communication et du Cabinet en lien avec la gestionnaire-comptable de ses services. La fonction nécessitera également de seconder la directrice sur les dossiers de communication financière. Missions / conditions d'exercice Au sein de la délégation générale aux finances et aux partenariats, l'assistante de direction assure le secrétariat mutualisé de Direction et des services de la Délégation (notamment du service du Budget et de la Gestion financière). Il/elle aura en charge l'exécution du budget du service communication et du Cabinet en lien avec la gestionnaire-comptable de ses services. La fonction nécessitera également de seconder la directrice sur les dossiers de communication financière.
Assurer le secrétariat mutualisé de la délégation et de ses services :
* Assurer l'accueil téléphonique;
* Gérer l'agenda de la Déléguée, organiser des réunions;
* Gérer le suivi du courrier, transcrire les courriers et suivre les parapheurs sous 6Tzen;
* Assurer au sein de la Délégation la coordination des demandes transversales de la Direction générale et de la Collectivité (rapport d'activité, recensement des rapports CP);
* Être en appui logistique.

Réaliser l'exécution du budget du service communication et du Cabinet : Activité en polyvalence
* Engager et liquider les factures (réception et contrôle des pièces justificatives avant certification du service fait, saisie dans Grand Angle (GdA) des nouveaux marchés;
* Liquider les frais de déplacement et formation des élus;
* Instruire les dossiers de dotation cantonale (réception du dossier déposé par les conseillers départementaux et analyse avant présentation en CP - saisie du dossier sous GdA).

Assurer l'assistance administrative des services du budget, de la gestion financière et de la DGFIPA :
* Transcrire et saisir les rapports dans Air Délib, veiller aux délais de production;
* Participer à l'expertise des rapports budgétaires réalisée par le service du budget et être en lien avec le service des assemblées;

Être en soutien opérationnel à la Déléguée dans les dossiers stratégiques :
* Préparer les documents de communication financière (Chiffres clés - Journal revue de presse);
* Diffuser les tableaux de bord DGS (document regroupant les données mensuelles produits par les Directions). Profils recherchés Vous devrez connaître les missions et compétences du Département, son fonctionnement et ses procédures administratives, et avoir des connaissances de bases du budget et de son exécution. Une connaissance sur la consultation et la liquidation sur le logiciel Grand Angle, sera fortement appréciée, tout comme la consultation des données financières.
Vous disposerez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse et vous serez capable de travailler dans une organisation définie dans le respect des procédures et des délais. Vous devrez savoir travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs internes ou externes à la collectivité, nécessitant entre autre un sens de l'écoute active.
Une maîtrise des outils bureautiques et informatiques est indispensable. Vous saurez faire preuve d'autonomie, de réactivité, d'alerte et d'anticipation, tout en étant force de propositions et facilitateur de la coordination, dans le respect de la confidentialité.
Conditions de travail liées au poste :
* Assurer la polyvalence, la continuité de service et la gestion des aléas;
* Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle (CDD, renouvelable);
* Cycle de travail de 39 heures par semaine, 25 congés annuels et 23 RTT par an;
* Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux;
* Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Madame Vanessa PLUSQUELLEC - Déléguée générale aux finances et aux partenariats,

En rejoignant le Département, vous intégrez :
- Une collectivité porteuse de valeurs fortes sur lesquelles elle a fondé son projet d'administration départementale - Agissons ensemble! Pour mieux répondre au défi des exigences de qualité du service public tout en veillant au bien-être de ses équipes
- Un collectif professionnel engagé et en mouvement pour plus de modernité et d'efficacité dans son organisation et son action
Nos atouts:
- Des prestations d'action sociale et avantages, qui viennent compléter le régime indemnitaire
- Une organisation de travail souple et propice à l'équilibre personnel et professionnel, dans un cadre de vie agréable, au vert et à proximité de l'océan
- De réelles perspectives d'évolution professionnelle grâce à la diversité de nos actions et à l'ambition de nos projet