Assistant administratif (h/f)

Sous la responsabilité du Directeur de l’Urbanisme, vous travaillerez en étroite coordination avec l’instructeur des autorisations d’urbanisme et l’ensemble des agents du service urbanisme. Vous serez également en relation avec les partenaires extérieurs (promoteurs, architectes, notaires, géomètres, etc) et les administrés.

Vos missions :

Assister le responsable de l’urbanisme réglementaire :

Accueil téléphonique

Suivi administratif des permis de construire et autres autorisations (enregistrement des dossiers papier et informatique, envoi des arrêtés et courriers, etc)

Suivi du tableau de bord des autorisations d’urbanisme

Assurer le secrétariat du service :

Gestion des courriers et des parapheurs,

Classement et archivage des dossiers,

Accueil téléphonique et physique pour le dépôt des dossiers, consultation des permis de construire

Relais auprès de certains services fonctionnels (DRH, coordination, finances…),

Gestion des consommables (enveloppes, fournitures, papier, etc)

Accueil et orientation du public suivant les dossiers :

Apporter les premiers renseignements aux administrés au sujet des dispositions d’urbanisme, du Plan Local d’Urbanisme, du cadastre et de la gestion des autorisations d’urbanisme (avancement des dossiers en instruction notamment); ainsi que sur les autres domaines liés à l’activité du service

Savoirs/diplômes:

Connaissances dans l’urbanisme réglementaire

Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, logiciel métier cart@DS, CIRIL Finances, Post office)

Savoirs faire:

Gestion de la dématérialisation

Sens de l’organisation,

Réactivité et disponibilité

Rigueur

Savoir appliquer un process précis soumis au contrôle de la légalité

Savoir prioriser les dossiers en fonction des délais

Qualités relationnelles exigées :

Aisance relationnelle dans l’accueil du public

Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs (services municipaux, notaires, avocats, promoteurs, habitants,…)

Sens de l’écoute