Adjoint administratif secrétariat - secteur médicament h/f

Dans le cadre d'un départ du service, le CHU recrute un(e) adjoint administratif au sein de son Pôle Pharmaceutique.

Missions :
- Assurer l'accueil, le secrétariat du service et du pôle avec les enregistrements des actions.
- Effectuer les liquidations des factures fournisseurs et gérer les litiges de facturation, les réclamations, les achats pour compte, les titres de recettes et les facturations de chimiothérapie.
- Effectuer la traçabilité des MDS et leurs indicateurs.
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Contributions attendues :

Fonctions d'accueil et secrétariat :
- Accueillir, prendre les RDV, assurer la permanence téléphonique, gérer les plannings des salles de réunion.
- Rédiger et réceptionner les courriers, les compte-rendu de réunions, les archivages administratifs divers, les publications CIM, livret et Intranet, les conventions.
- Saisir sur ICOPS les absences des personnels médicaux, contribuer à la gestion administrative de l'activité universitaire.
- Gérer les impressions des cahiers de traçabilité des activités et les commandes de fournitures en lien avec la fonction.

Fonctions liquidations et facturations :
- Liquider les factures fournisseurs du pôle, performer le paiement dans les délais attendus.
- Gérer les litiges de facturation, effectuer les réclamations nécessaires et résoudre les dysfonctionnements en collaboration avec les gestionnaires des marchés-achats et la gestion des approvisionnements.
- Effectuer les demandes d'achats pour compte, les titres de recettes et la facturation des chimiothérapies en lien avec la DFI et le BDE.
- Assurer la clôture de l'exercice annuel.

Fonctions de traçabilité des MDS :
- Assurer la traçabilité des MDS sur IMAGE-PHARMA, relancer les unités de soins.
- Modifier les dotations et appliquer la procédure de retraits de lots,
- Effectuer les bilans de traçabilité et les compte-rendu de staffs.