Assistant de direction

Rattaché(e) à la Direction Générale des services, vous serez en chargé(e) de l’assistance de la Direction Générale, de la gestion du courrier et des parapheurs et de l’organisation des cérémonies protocolaires.

 Missions d’assistance de la Direction Générale :

◦ Gestion du courrier entrant et sortant, enregistrement du courrier dans le logiciel métier, suivi des réponses ;

◦ Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale ;

◦ Suivi de l’agenda et organisation des réunions pour le compte du DGS et de la DGA ;

◦ Assistance des Directeurs Généraux dans leurs missions notamment par la rédaction de courriers, de comptes-rendus, de notes, le suivi de tableaux de bord ;

◦ Préparation et participation au comité de direction ;

◦ Préparation et suivi du budget de la Direction Générale.

 Missions d’assistance pour les cérémonies protocolaires :

◦ En collaboration avec le Cabinet du Maire, assure l’organisation des cérémonies protocolaires (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, vœux…) : commandes, réunions ponctuelles avec les partenaires, organisation logistique en lien avec la cellule de coordination ….

 Missions autres :

o Suppléance téléphonique de l’assistante du Cabinet en cas d’absence.

Savoir-faire

• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)

• Règles de l’expression orale et écrite de qualité

• Principes rédactionnels de notes, courriers, compte rendu

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) et appétence pour les logiciels métiers (courrier, comptabilité, …)

• Tableaux de bord, outils de planification et suivi

Savoir-être

• Capacité de travail en équipe ;

• Méthode et rigueur ;

• Polyvalence et réactivité ;

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

• Autonomie, prise d’initiatives ;

Conditions de travail :
- Adaptation des horaires de travail en fonction des nécessités du service (présence ponctuelle requise pour des réunions en soirée ou occasionnellement lors des cérémonies protocolaires)