Rattaché(e) à la Direction Générale des services, vous serez en chargé(e) de l’assistance de la Direction Générale, de la gestion du courrier et des parapheurs et de l’organisation des cérémonies protocolaires.
Missions d’assistance de la Direction Générale :
◦ Gestion du courrier entrant et sortant, enregistrement du courrier dans le logiciel métier, suivi des réponses ;
◦ Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale ;
◦ Suivi de l’agenda et organisation des réunions pour le compte du DGS et de la DGA ;
◦ Assistance des Directeurs Généraux dans leurs missions notamment par la rédaction de courriers, de comptes-rendus, de notes, le suivi de tableaux de bord ;
◦ Préparation et participation au comité de direction ;
◦ Préparation et suivi du budget de la Direction Générale.
Missions d’assistance pour les cérémonies protocolaires :
◦ En collaboration avec le Cabinet du Maire, assure l’organisation des cérémonies protocolaires (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, vœux…) : commandes, réunions ponctuelles avec les partenaires, organisation logistique en lien avec la cellule de coordination ….
Missions autres :
o Suppléance téléphonique de l’assistante du Cabinet en cas d’absence.
Savoir-faire
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Principes rédactionnels de notes, courriers, compte rendu
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) et appétence pour les logiciels métiers (courrier, comptabilité, …)
• Tableaux de bord, outils de planification et suivi
Savoir-être
• Capacité de travail en équipe ;
• Méthode et rigueur ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Autonomie, prise d’initiatives ;
Conditions de travail :
- Adaptation des horaires de travail en fonction des nécessités du service (présence ponctuelle requise pour des réunions en soirée ou occasionnellement lors des cérémonies protocolaires)
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