Assistant(e) administrative et chargé(e) d'accueil (f/h) (h/f)

ECV, Qui sommes-nous ?
Depuis plus de 40 ans, l'ECV forme et accompagne les talents créatifs de demain. Elle fait partie des grandes écoles d'art et de design en France et est présente sur 6 campus situés au cœur de villes à forte dynamique culturelle et économique : Paris, Bordeaux, Aix-en-Provence, Nantes, Lille et Strasbourg.
L'école accueille chaque année 3 000 étudiants inscrits en Bachelors et en Mastères dans les 5 cursus proposés :
* Design (Direction Artistique, Publicité, Typographie, Design Graphique)
* Architecture d'Intérieur et Scénographie
* Animation (Cinéma d'Animation 2D et 3D)
* Game (Game Art)
* Digital (Direction Artistique Digitale, UX, Product Management, Développement Web)
Intégrer l'ECV c'est rejoindre une aventure humaine et créative et évoluer dans un environnement stimulant avec des profils complémentaires au sein d'une même équipe.
FONCTION ET MISSIONS
Nous recherchons une Assistant(e) administrative et chargé(e) d'accueil (F/H) pour démarrer au plus vite. Rattaché(e) à la direction de campus et en étroite collaboration avec l'équipe pédagogique, vous êtes le premier point de contact et participez à une cohésion dynamique et chaleureuse.
Véritable ambassadeur(drice) de l'école, ce poste joue un rôle clef au quotidien dont l'objectif principal est de garantir une information claire et de participer à un accompagnement bienveillant tout en veillant au suivi administratif des étudiants.
Dans le cadre de ces fonctions et sans que cette liste soit limitative, vos principales missions seront les suivantes :
Pour l'accueil:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de nos différents publics : étudiants, enseignants, parents, candidats, professionnels et visiteurs.
- Répondre aux demandes d'informations et orienter vers les pôles concernés si nécessaire.
- Être à l'écoute et dialoguer avec les étudiants, les parents, les intervenants et l'équipe pédagogique.
- Gérer les affichages, l'emprunt de matériel et les réservations du studio photo.
Pour la gestion administrative & Vie scolaire:
- Assurer le suivi administratif des étudiants et les accompagner de l'inscription à la fin de formation.
- Gérer les absences et les retards sur les plateformes dédiées (Hyperplanning / Edusign).
- Gestion des dossiers d'inscriptions et de réinscriptions.
- Edition et envoi de courrier / attestations (suivi et accompagnement des étudiants)
- Assurer le suivi, la gestion et l'archivage des briefs et des notes des étudiants.
- Envoi des relevés et bulletins de notes. Réception et gestion CVEC du cursus.
- Gestion des frais de scolarité et suivi des paiements.
- Gérer les dossiers Erasmus : récupération et transmission des documents nécessaires.
- Participation aux enquêtes administratives (SISE, CROUS,..)
- Référent Qualopi (démarche d'amélioration continue des processus qualité, ...)
- En fonction du cursus auquel vous serez affecté, certaines missions d'assistanat pédagogique pourront être intégrées.
Pour la partie événementielle:
- Participer ponctuellement aux événements de promotion de l'école tels que les Journées Portes Ouvertes.
Type d'emploi : CDI
Rémunération: 27¿000,00€à28¿000,00€par an
Avantages:
* Prise en charge du transport quotidien
Horaires:
* Travail en journée
Formation:
* Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Langue:
* Anglais (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel