Agent administratif h/f

La CAMVS recherche un agent administratif h/f placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale.

MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES

En l'absence de l'hôtesse d'accueil :

o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Communauté,

o Assurer le contrôle avant ouverture des accès et de la barrière.

o Orienter les visiteurs en salle de réunion le cas échéant et prévenir les services de leur arrivée.

Missions hors remplacement de l'hôtesse d'accueil

o Enregistrer le courrier arrivé dans le logiciel et assurer son suivi dans le logiciel

o Tenir à jour le planning d'entretien des véhicules

o Assurer le suivi administratif et financier du pool véhicules, en lien avec les appariteurs.

o Assurer un appui ponctuel aux réunions de l'assemblée (accueil des élus et distribution des boitiers de vote et/ou documents, reprographie, suivi des conventions, ...)

o Assurer le suivi de la signalétique (plaques de portes départ / arrivée des agents)

o Coordonner l'affichage des documents de la Communauté et des autres collectivités en lien avec les appariteurs

o Vérifier mensuellement le stock des achats pour les réunions

o Assurer le suivi administratif et financier des fournitures de tous les services, conformément au marché signé.

RELATIONS FONCTIONNELLES

Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration Générale

Relations internes : DGS, tous services,

Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, le personnel des chambres consulaires (CCI et CMA), le personnel de la société publique locale.

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION

Respect impératif des délais liés à la gestion des courriers

Congés à prendre en coordination avec ceux de l'hôtesse d'accueil.

Respect impératif des horaires au poste d'accueil de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30

Présence au Conseil communautaire souhaité de 17h30 à 21h00 (8 réunions annuelles)

MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTE

Poste informatique et téléphonique fixes

QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE

Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d'accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel....)

Formation obligatoire en interne sur les logiciels métiers
- AIRS-Courrier
- EKSAE Finances et RH
- Office 365

COMPETENCES

Savoirs

* Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales est un plus

* Connaissance bureautique de Microsoft 365 sous Windows (Word, Excel, Outlook)

* Connaissance du logiciel Airs Courriers (formation en interne)

* Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste

* Connaitre les techniques d'accueil

Savoir faire

* Savoir rendre compte

* Faire preuve d'initiatives et d'autonomie

* Avoir le sens de l'organisation

* Savoir anticiper.

* Respecter les procédures.

* Communiquer des informations orales et écrites.

Savoir être

* Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité

* Être ponctuel

* Aptitude à la communication

* Aptitude à travailler en équipe

* Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve

* Faire preuve d'adaptation