L'Assistant(e) de Direction assiste le Directeur des Ressources Humaines pour optimiser la gestion de son temps et ses activités (gestion d'agenda, prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier et des parapheurs élaboration de dossiers de travail). Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques.
Accueil physique et téléphonique :
- Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ;
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.
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Gestion administrative :
- Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ;
- Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles) ;
- Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
- Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
- Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
- Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
- Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents (ouverture, enregistrement) ;
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
- Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH ;
- Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
- Reproduction de documents ;
- Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.
Instances :
- Comité Social d'Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l'ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux
Grèves :
- Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum
CGOS :
- Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
- Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations d'absentéisme : constitution des dossiers (collecte des pièces et décisions administratives, relevé de carrière, envoi des documents au CGOS)
- Diffusion des actions proposées par le CGOS
- Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS
Télétravail :
- Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé
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