Assistant administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative rémunération statutaire Descriptif de l'emploi La Commune de Saint-Vallier de Thiey, 3761 habitants, recrute un agent d'accueil - état civil polyvalent en remplacement d'un agent absent pour congé de maternité. Missions / conditions d'exercice Placé sous l'autorité de la directrice des affaires générales, au sein du service Population qui compte 4 agents, vous intervenez sur les missions suivantes :
* Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité : renseignements aux administrés, orientations vers les bons services/interlocuteurs, prise de messages, traitement de dossiers... ;
* Rédiger des courriers et mails et réaliser des tâches administratives diverses ;
* Préparer les dossiers et formalités liées à l'état-civil : copie d'actes et de documents, vérification de dossiers, demande de pièces complémentaires, gestion de l'agenda des cérémonies... ;
* Assurer la logistique et le secrétariat lors des cérémonies ;
* Assurer l'interface entre les associations et la commune : réservation de salles, du minibus, gestion et suivi des remises de badges et clés, etc... ;
* En remplacement en cas d'absence de l'agent polyvalent : affranchissement du courrier, dépôt et récupération des plis auprès du service postal.

Conditions particulières de travail :
- Temps complet 35h hebdomadaires sur 5 jours, ponctuellement le samedi en cas de cérémonie ;
- Travail en bureau et sur écran ;
- Déplacements ponctuels sur le territoire communal.

Conditions de rémunération :
- Rémunération statutaire. Profils recherchés Qualités et compétences requises :
- Connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;
- Utilisation des logiciels état civil e-magnus, webcarto, et Gestion des priorités et des urgences ;
- Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Word, Excel, outlook / 365) ;
- Techniques de secrétariat, qualités rédactionnelles, bonne orthographe et vocabulaire administratif ;
- Capacité d'adaptation, à gérer plusieurs dossiers en même temps ;
- Capacité à communiquer des informations montantes et descendantes ;
- Respect des délais et des échéances ;
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve ;
- Ponctualité et disponibilité ;
- Organisation, rigueur et méthode de travail ;
- Qualités relationnelles et travail en transversalité ;
- Autonomie et prise d'initiatives.