Assistant/e de direction - f/h

Encadrement (oui ou non) : NON
Quotité du poste : 100%

Placée/placé auprès de la direction de l'unité départementale et en appui des membres
de l’équipe de direction, il/elle l’assiste dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon
déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des
remontées des dossiers.

Plus spécifiquement, le / la titulaire du poste assure notamment les activités suivantes :
- assure l'organisation des agendas de la direction et propose les arbitrages nécessaires ; participe au point agenda réalisé lors des réunions hebdomadaires de l'équipe de direction
- organise les réunions présidées par la direction en s'assurant de la présence des membres invités et de leur bon accueil; gère les déplacements de la direction;
- assure la constitution des dossiers de la directrice pour les réunions en sollicitant les pôles et départements concernés et les tient à disposition de la directrice en temps utile ;
- évalue, signale et oriente les urgences ;
- prend en charge (accuse réception, rappelle les procédures et circuits) et réoriente vers les bons interlocuteurs les demandes des agents adressées directement à la direction ;
- gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction ;
- assure l’accueil téléphonique et physique, filtre, oriente les usagers et les appels ;
- veille à l'actualisation des annuaires, organigrammes, tableaux de congés de la direction élargie etc.
- assure le suivi de la diffusion de différentes notes en direction de partenaires (principalement la DRIEETS, la préfecture des Hauts de Seine) ;
- met en forme et assure la diffusion de courriers ;
- participe à l'organisation des intérims entre les différents secrétariats;
- s'assure du dépôt et de la réception des parapheurs urgents avec les partenaires;
- contribue activement à l'organisation des séminaires de l'unité départementale ou ede pôles, organise les réunions trimestrielles de l'équipe de direction élargie à l'encadrement, et contribue à la rédaction de leurs compte-rendu.

Traitement de dossiers transverses :
- suivi de l’archivage des services (Pôle EES – Pôle T - Direction)
- appui au référent RH de proximité en tant que de besoin
- référent documentation de l'UD (suivi des délégations de signature, gestion des commandes d’ouvrage)

Secrétariat administratif de l'instance de dialogue social
- apporte un appui à la rédaction du projet de compte-rendu

Les attributions peuvent faire l’objet d’évolutions pour répondre à des besoins organisationnels et (ou) à l’évolution des politiques publiques du Ministère.