Assistant(e) administratif(ve) du centre de formation (h/f)

STRUCTURE :
L'association Enfance et Musique travaille sur l'éveil artistique et culturel du très jeune enfant : animation d'un centre de formation, réseau national d'acteurs de l'éveil artistique, secteur spectacle très jeune public.
Le poste est au sein du centre de formation : pluridisciplinaire (musique, danse, arts plastiques, littérature, etc.), il s'adresse à tous les professionnels (petite enfance, culture, médico-social, artistes, etc.) qui agissent ou souhaitent agir auprès des tout-petits.

POSTE :
Assistant(e) administratif(ve) du Centre de formation Enfance et Musique. Sous l'autorité de la directrice du centre de formation, la personne aura en charge le suivi administratif du centre de formation.

PRINCIPALES MISSIONS :

Accueil :
- Accueil téléphonique et physique
- Renseignement sur l'offre de formation et les conditions d'accès
- Analyse et transmission des messages si l'interlocuteur ne peut être joint
- Participation aux ouvertures des sessions de formations et accueil des participants

Suivi administratif des formations :

1/ Accueil téléphonique, mail/courrier, envoi de documentations

2/ Établissement des dossiers administratifs de formation :
- En lien avec la responsable du centre de formation, réception et étude des demandes de formation
- Transmission aux formateurs des demandes de formations sur mesure
- Élaboration et responsabilité de la gestion des documents obligatoires liés au parcours de formation : devis, conventions, convocations, attestations de suivi de formation, etc.
- Création et gestion du suivi des sessions de formation dans le logiciel de formation
- Saisie et actualisation de l'offre de formation sur les sites Internet de référencement des formations

3/ Échanges avec les formateurs :
- Suivi des actions de formation avec les formateurs et la responsable du centre de formation
- Gestion de la logistique concernant les déplacements des formateurs en province (réservations hôtel, billets de train, envoi de matériel pédagogique, réalisation des dossiers formateurs).
- Gestion du planning annuel des formateurs
- Traitement des notes de frais des formateurs

4/ Gestion du suivi en cours de formation et post-formation :
- Suivi et traitement de plusieurs dossiers de formation en parallèle
- Facturation des actions
- Classement et archivage des dossiers
- Gestion du suivi des processus liés à la certification Qualiopi

5/ Divers :
- Participation à des salons professionnels en Île-de-France ou en province (3 ou 4 fois par an).
- Participation à la vie générale de l'association en relation avec les collègues des autres secteurs pour un fonctionnement en cohérence avec le projet de la structure.

PROFIL RECHERCHÉ

Qualifications :
- Formation diplômante en secrétariat et/ou administration
- Expérience dans le domaine du secrétariat ou de l'administration d'au moins 3 ans
- Une expérience dans le secteur formation professionnelle et/ou associatif et/ou culturel serait un plus

Compétences :
- Maîtrise des outils informatiques (suite bureautique pack office, google workspace) et bonne adaptation aux nouveaux logiciels (logiciel de formation, portails publics de dépôts de factures)
- Qualité relationnelle en interne et avec les clients
- Savoir travailler en autonomie au sein d'une équipe
- Grande organisation, rigueur, efficacité.
- Savoir mener de front plusieurs dossiers, hiérarchiser les urgences, gérer les imprévus
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Goût du travail en équipe.
- Un intérêt pour les champs artistiques et petite enfance est le bienvenu

Horaires : lundi 8h30-13h 14h-18h, mardi 9h-13h 14h-18h, mercredi 9h-13h 14h-18h, jeudi 14h30-18h, vendredi 9h-13h 14h-18h. Soit 36h/semaine, dont 1h de rtt (soit 47h de rtt/an).
Congés : 5 semaines par an dont 3 obligatoirement en août aux dates de fermeture de l'association.
Avantages : chèques déjeuner, mutuelle, 50% pass navigo.

Experience: 36 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Coordonner l'activité d'une équipe,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,organisation, rigueur,travailler en autonomie et équipe,Intérêt pour culture et petite enfancr,Maîtrise des outils informatiques,Esprit de synthèse,Qualité relationnelle,mener de front plusieurs dossiers

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.