CONTEXTE DU POSTE
Rattaché(e) à une Assistante de Direction pour nos départements Finance et RH, vous serez en charge de la gestion opérationnelle, du suivi administratif et de l’assistanat des équipes.
VOS MISSIONS
A ce titre, vous aurez les missions suivantes :
Missions administratives :
* Création de fournisseurs dans SAP
* Saisie des commandes
* Suivi des engagements
* Saisie des notes de frais et organisation de voyages (trajets & hôtels) dans l’outil Concur
Vie de l’équipe :
* Suivi du planning de l’équipe (congés, vacances, déplacements)
* Préparation de l’arrivée de nouveaux collaborateurs dans le service (accès informatiques, bureaux…)
* Commandes de fournitures
* Support dans l’organisation de réunions ou d’événements (réservations de salles, commandes diverses)
* Contacts réguliers avec le service Juridique de Guerlain pour des signatures diverses
* Réception d’appels téléphoniques
* Réception et traitement du courrier
Mise à jour de dossiers :
* Mise à jour de fichiers divers
* Participation au suivi des dossiers Assurance
* Programme d'assurance Dommages
* Evénements presse
* Responsabilité Civile
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