Assistant administratif polyvalent -référent courrier & copieurs (h/f)

Définition du poste :

- Référent courrier et copieurs (H/F)
- Gestion des archives
- Remplace le référent comptable (H/F)
- Remplace le référent documentation (H/F)

Missions générales :
- Gérer le courrier (arrivée/départ/affranchissement/administration utilisateurs/tableaux de suivi, relances courriers retard et réclamations) ;
- Gérer les archives (recherches, rangement, tableaux d'élimination, traitement de l'arriéré et traitement des versements annuels) ;
- Gérer les commissions municipales B et remplacer l'agent en charge des commissions A en cas de nécessité de service ;
- Gérer le suivi des activités pour la reprographie (interventions, commandes toners, administration utilisateurs, requêtes copieurs et suivi comptable) ;
- Participer à la gestion de la partie administrative de la cellule (tableaux de suivi d'activités, courriers...) ;
- Participer à la gestion comptable du service administration générale ;
- Gérer la documentation lorsque le référent est absent (H/F) ;
- Effectuer l'affichage administratif réglementaire des services ;
- Effectuer des missions en suppléance d'autres agents en cas de besoins (assurances, assemblées, divers).

Missions particulières :
- Gérer la documentation en cas d'absence du référent ;
- Participer à l'expertise RIL et aux activités du recensement de la population en lien avec l'INSEE : secrétariat, expertise terrain en cas d'absence du référent ;
- Participer aux missions administratives des assemblées (préparation Conseil Municipal, secrétariat le soir du Conseil Municipal).

Compétences :
Connaissances :
- Connaissances opérationnelles en secrétariat et comptabilité

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Office 365, MAARCH, SEDIT, WEB DELIB, IXBUS .)
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités et de la fonction publique territoriale
- Sens de l'organisation, rigueur et sens des priorités
- Travail en équipe pluridisciplinaire

Aptitudes :
- Discrétion/sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Autonomie et sens du travail en équipe

Spécificités techniques :
- Travail en soirée (séances du Conseil municipal (9/an)
- Risques métier : travail sur écran, éclairage, gestes répétitifs, peu de mobilité, port de charge (archives), manutention
- Poste sur 5 jours

Experience: Débutant accepté

Compétences: Logiciels comptables,Pack office,Office 365, MAARCH, SEDIT, WEB DELIB, IXBUS

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.