En lien avec les valeurs du projet Associatif et en lien avec le projet d'établissement, sous l'autorité du Directeur et par délégation, de la Responsable de Service Administratif et Financier :
Missions principales :
- L'accueil physique et téléphonique, information et orientation de différents interlocuteurs (clients, organismes financeurs et prescripteurs, entreprises, stagiaires).
- L'élaboration, suivi, mise à jour et classement des dossiers concernant les formations et les stagiaires.
- Aide à la saisie sur logiciels spécifiques de l'établissement.
- Aide à l'élaboration de documents (courriers, rapports, bilans d'activité, .).
- Autres tâches de secrétariat..
Capacités requises :
- Avoir de bonnes aptitudes à communiquer et à s'adapter à différents publics.
- Avoir de bonnes capacités d'expression orale et un bon niveau rédactionnel (prise de notes, comptes rendus, mails .).
- Maîtriser l'outil informatique, notamment Word, Excel et logiciel de messagerie.
- Être capable d'organiser son travail et faire preuve d'initiative au sein d'une équipe.
- Avoir de la méthodologie et de la rigueur dans son travail.
- Être doté.e de réelles qualités d'analyse, d'un grand sens de l'organisation et du contact.
- Savoir faire preuve de réactivité et d'autonomie.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
Exigences - Souhaits complémentaires :
- Expérience professionnelle dans un poste similaire appréciée.
- Permis B souhaité.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de secrétariat,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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