Assistant-e de direction pour la direction technique f-h

Job Description

En tant qu'assistante de direction, vous serez le point de contact privilégié pour nos directeurs et aurez pour principales responsabilités :

Gestion administrative :

Assister le Directeur Technique (membre du COMEX) et de 9 autres membres du Comité de Direction Technique (CODIR DT)
Consolider hebdomadairement les Faits Marquants de la Direction, en assurer une relecture objective après sélection par le Directeur Technique, puis la diffusion
Rédiger, Gérer et Diffuser des notes d'organisation
Coordonner les agendas (notamment les double booking)
Anticiper les absences (organiser son remplacement, coordonner la planification des absences des membres de CODIR DT concernés
Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence
Organiser les séminaires de direction et assurer la logistique annuelle des DT Discovery Days (300 pers environ)
Organiser des petit-déjeuners ou déjeuners de site avec les salariés sur demande du Directeur Technique
Préparer les dossiers/réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances
Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage
Préparer les notes de frais (sur sollicitation des membres du CODIR), en assurer le suivi notamment via SAP et contrôler la cohérence avec le relevé de dépenses de la carte affaire
Suivre le bon remboursement des notes de frais
Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires
oVeiller au bon fonctionnement des équipements du Comité de Direction : Faire l'interface avec les Moyens Généraux
oGérer le courrier
ARIBA : Assurer le suivi des cockpits ARIBA et relances éventuelles vers les préparateurs, Création de DA, réception de PVA
Assurer la Gestion des 2 cartes achats DT : relevé mensuel des factures et envoi la comptabilité
Planifier et suivre les workflow de validation des Interventions Hors sites
Coordonner les éventuelles visites externes :
 Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, goodies, chevalets, déjeuners, pauses…)
 Coordonner les interventions des autres acteurs
 S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J

Support opérationnel :
Assurer l'assistanat de proximité d'une partie des équipes Ingénierie (115 personnes) présentes sur le site de Massy.
Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau en fonction des besoins
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs (y/c temporaires) et assurer une prise de poste opérationnelle rapide

Ainsi, qu'assurer les autres missions ponctuelles pouvant être confiées.

Job Requirements

Diplôme en gestion, administration ou domaine connexe.
Expérience significative en tant qu'assistante de direction, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion de projet) ainsi qu' être la maitrise de l'outil ARIBA..
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
Sens de l'initiative, autonomie et capacité à travailler en équipe.
Confidentialité : Traiter des informations sensibles avec la plus grande discrétion et professionnalisme.

Specificity of the job

Un environnement de travail stimulant au sein d'une équipe dynamique.
Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
Un package salarial compétitif et des avantages sociaux attractifs.