Assistant / assistante de direction (h/f)

FINALITE DE LA FONCTION :
Assurer le bon fonctionnement et la coordination des instances dirigeantes (CODIR et Conseil d'Administration) en facilitant la gestion administrative, la prise de décision et le suivi des actions stratégiques dans le respect de la confidentialité des décisions institutionnelles.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer le suivi et la gestion de l'agenda de la direction générale
- Organiser les réunions internes et externes décidées par les membres du Comité de Direction (convocations, ordres du jour, compte rendus)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les notes de service, présentations, rapports
- Mettre à jour les bases de données internes (fichiers protocolaires et des représentations, etc.) et assurer l'archivage des documents stratégiques
Gestion des déplacements et évènements institutionnels :
- Coordonner les déplacements professionnels de l'ensemble des membres du Comité de Direction selon les besoins (Réservation, suivi logistique)
- Gérer la logistique des évènements internes et externes (Séminaires, conventions, forums)
Appui à la gestion des projets et des dossiers :
- Assurer le suivi de projets et de dossiers en lien avec les membres du Comité de Direction, selon les besoins
- Effectuer des recherches et synthèses d'informations utiles aux prises de décision
- Suivre les échéances et relancer les interlocuteurs concernés

Organisation des instances de gouvernance :
- Planifier et organiser les réunions des instances de la MFI
- Préparer les ordres du jour en lien avec la direction générale et les administrateurs et les diffuser
- Préparer les documents d'animation des instances
- Rédiger et diffuser les procès-verbaux des instances
- Gérer la plateforme dématérialisée des élus
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :
- Participer à des missions ponctuelles sur demande de la Direction Générale
- Participer à des missions transversales telles que la création de partenariats de proximité avec les différents acteurs régionaux
PROFIL :
- Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
- Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire souhaitée
Compétences Requises :
- Excellente maîtrise des outils bureautique (Pack office, Canva, outils collaboratifs)
- Capacités rédactionnelles
- Discrétion professionnelle
- Bonne connaissance du fonctionnement des instances de gouvernance
- Capacité à travailler de manière autonome et gérer les priorités en lien avec les orientations stratégiques

Experience: 5 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres assurances

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

La Mutualité Française Isère Services de Soins et d Accompagnement est un acteur engagé de l'économie sociale et solidaire à but non lucratif qui propose, à travers 7 pôles opérationnels représentant 35 établissements et services, une offre de soins et de services accessibles et innovants (Personnes Âgées, Handicap, Addictologie, Habitat Jeunes, Insertion et Aide a domicile, Tutelle). La Mutualité Française Isère regroupe 1280 salariés.