Assistant-e de direction

Sous l'autorité du Directeur de la Tranquillité Publique et de la Prévention, vous remplissez les fonctions d’assistant(e) de direction pour le directeur.

Vous assurez également les fonctions d’assistant(e) sur certaines missions notamment auprès de la chargée de mission tranquillité-CISPD (Conseil Intercommunal de Sécurité et de Prévention de la Délinquance).

Gérer le courrier arrivée/ départ (lecture, priorisation, alertes…)

Renseigner les interlocuteurs

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques

Gérer l’agenda, prendre des rendez-vous et organiser des réunions en fonctions des priorités et des échéances

Participation aux réunions de direction, cellules de veille, plénière CISPD, rédaction de l’ordre du jour, prise de note et rédaction des comptes rendus

Gérer des commandes et assurer un suivi comptable pour la direction

Constituer, déposer et suivre les demandes de subvention

Assurer l’archivage des documents, procédures judiciaires et dossiers

Coordonner le suivi des dossiers transversaux de la direction (demandes élus, cabinet et DGS) ainsi que l’ensemble des projets de la direction

Rédaction de courriers à destination des habitants, de la Préfecture et des institutions partenaires

Rédaction des arrêtés de police pris par la direction pour garantir le bon ordre et la tranquillité publique, préparer les notifications

Suivre la mise à disposition dans le cadre de la coopération des polices de l’unité urbaine

Veiller aux échéances de renouvellement des actes réglementaires et mises en demeure

Régisseur de la fourrière automobile

Rechercher des informations (interne/externe)

Animer le COTECH manifestation et rendre compte au COPIL

Échéances avec les services d’Etat (police, gendarmerie, préfecture) le SDIS, les directions générales des communes de l’unité urbaine et de GBA...

Savoirs

Connaitre le contexte et les enjeux de la collectivité

Avoir des notions juridiques et budgétaires

Connaitre la méthodologie de projet

Connaitre les principaux partenaires institutionnels et les règles protocolaires

Connaitre les techniques de secrétariat et les règles d’expression écrite et orale

Connaitre les circuits de transmission des procédures administratives et judiciaires

Savoirs faire

Sens du service public et savoir travailler en équipe

Maîtrise les outils bureautiques

Savoir rendre compte de son activité et du suivi des dossiers

Savoir travailler en autonomie

Savoir alerter sur les dysfonctionnements de procédures

Savoir adapter son discours

Savoirs être

Discrétion, rigueur, disponibilité et facilitant

Respect du code de déontologie