Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la Responsable de la Vie Associative et de l'Animation du Territoire, l'assistant(e) administratif(ve) a pour mission de soutenir et d'assister la responsable de service dans ses tâches administratives, organisationnelles et relationnelles.
Assurer la coordination efficace des actions en faveur des associations de la ville et des projets de valorisation du territoire.
Il/elle joue un rôle pivot dans la gestion quotidienne des relations avec les associations, les élus et les partenaires territoriaux. Missions / conditions d'exercice LES MISSIONS :
Assurer la gestion du secrétariat du service (courriers, mails, appels téléphoniques, absences...).
Gérer l'agenda de la responsable et organiser les réunions, les rendez-vous et les déplacements.
Préparer et suivre les dossiers administratifs (demandes de salles, conventions, partenariats).
Rédiger les comptes rendus de réunions, les rapports et notes de synthèse pour les différents acteurs du service.
Gérer la base de données des associations de la ville.
Aide à la préparation et au suivi du budget du service.
Gérer les devis, bons de commande et factures et assurer le suivi des paiements des prestataires. Profils recherchés SAVOIR ETRE :
- Capacité à travailler et communiquer avec des interlocuteurs variés (usagers, associations, élus, partenaires territoriaux)
- Travail en équipe
- Sens de la diplomatie notamment dans les échanges avec les usagers, les associations et les partenaires
- Polyvalent
- Réactivité
- Dynamique
- Gestion des imprévus
- Capacité à travailler avec amplitudes variables et respecter des délais serrés
- Esprit d'initiative
SAVOIR FAIRE :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance des procédures administratives
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