Sous la responsabilité des directeurs, votre mission principale est d'assurer le secrétariat mutualisé des 3 directeurs. D'autres activités en dehors de celles énumérées au titre des fonctions principales et en lien avec la direction pourront être confiées au collaborateur dans le cadre de son activité.
En tant qu'Assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la DDTM 44. En binôme avec votre collègue assistant(e) de direction, vos principales missions seront :
Gestion administrative et secrétariat :
- Suivre et gérer l'agenda des directeurs.
- Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, rapports et comptes rendus.
- Préparer et gérer les dossiers (Préfet) relevant de la direction en lien avec les chefs de service.
- Gérer les appels, courriers et courriels entrants et sortants : suivi des courriers réservés et transmission à la préfecture.
- Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs.
Coordination et communication interne/externe :
- Assurer le lien entre la direction et les différents services internes et partenaires externes.
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.
- Organiser les réunions de travail en interne (CODIR, bilatérales avec les services) et en externe.
- Transmettre les informations et veiller à leur confidentialité.
Soutien logistique et organisationnel de la direction et des services :
- Gérer les boîtes mails fonctionnelles de la direction et rédiger les mails de transmission.
- Organiser les déplacements et missions des directeurs et gérer les frais associés via le logiciel Chorus.
- Assurer la gestion financière de proximité (carte achats) et la mise à jour des délégations de signature.
- Assurer des missions ponctuelles d'appui administratif pour les services (service connaissance, Réseau Territorial Est et mission de gestion de crise)
- Échanger les informations avec l'ensemble des services et assurer le classement des documents.
Environnement et relations de travail :
Directeur, directeur adjoint, directrice adjointe déléguée à la mer et au littoral.
Relations avec la cheffe du Service pilotage, connaissance et développement durable, le responsable de la mission gestion de crise, le coordonnateur territorial Est.
Relations internes : tous les services de la DDTM.
Relations externes : secrétariat de la préfecture, services de l'État en Loire-Atlantique et en région Pays de la Loire, ministères, collectivités locales, usagers du service.
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