Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 15h00 hebdomadaire Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Secrétaire multifonctions, avec une grande capacité d'adaptation Missions / conditions d'exercice SECRÉTARIAT

-Accueil physique et téléphonique des usagers, des agents, des fournisseurs…, gestion du standard ;
-Réception, traitement et diffusion de l’information (enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général) ;
-Réalisation de divers travaux de bureautique (saisie et mise en forme des courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports, tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas) ;
-Suivi des stocks de matériels et fournitures administratives, réapprovisionnement ;
-Suivi et gestion des contrats d’assurance ;
-Archivage.


RÉUNIONS DU COMITÉ SYNDICAL

-Convocations des conseillers ;
-Préparation des réunions ;
-Suivi des réunions et prise de notes ;
-Saisi des comptes rendus de réunion.


COMPTABILITÉ

-Préparation du budget ;
-Suivi des investissements ;
-Enregistrement des décisions modificatives ;
-Enregistrement des mandats et des titres ;
-Gestion des loyers et suivi des paiements ;
-Suivi des comptes avec la Trésorerie.


RESSOURCES HUMAINES

-Suivi de la carrière des agents ;
-Suivi des formations des agents ;
-Gestion des paies ;
-Suivi des visites médicales ;
-Relation avec le Centre de Gestion



SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE

Savoir travailler en équipe ;
Savoir s’organiser et gérer les priorités ;
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants ;
Savoir prendre des notes ;
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité ;
Gérer les situations de stress ;
Respecter la confidentialité ;
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique. Profils recherchés Agent autonome, organisé, énergique et connaissant les logiciels informatiques classiques et également la gamme de logiciel de Berger Levrault.