Assistant de direction du centre "nelson mandela" (h/f)

Une Assistante de Direction pour le centre « Nelson Mandela » (F/H)

Le centre « Nelson Mandela » est une structure de proximité à vocation sociale globale. Cette structure permettra d’offrir un accueil, une animation et des activités et services à finalité sociale. Cette structure est aussi un équipement qui accueille les accueils jeunesses (CLO et PAQ), une crèche familiale, des permanences juridiques, des espaces d’activités et de réunions.

Rattachée à la La Direction de la Vie associative, de la location de salles, des Espaces V et de la coopération internationale, le centre est composé d’un Directeur, d’une assistante de direction, d’un agent d’accueil et de deux gardiens.

Sous l’autorité du Directeur du Centre, vous aurez pour mission d’assurer la fonction administrative et budgétaire du centre, de participer au développement des liens partenariaux de proximité avec le Directeur, de développer et coordonner une offre globale d’information et d’orientation et de contribuer au projet social.

Filière Administrative– Cat B – Cadre d’emplois des Rédacteurs / Cat C - Adjoints administratifs

Temps plein

Rémunération statutaire, IFSE et primes annuelles

Télétravail possible

Congés : 25 CA et 23 RTT

Participation employeur Mutuelle/Prévoyance

Comité d'œuvres sociales

LES MISSIONS

Mission 1 : Assurer la gestion administrative et financière de la structure

•Planification des salles avec le suivi des procédures de la Direction de la Vie Associative.

•Développer les outils de gestion administrative.

•Assurer le suivi du recensement du public utilisateur

•Suivre le budget de la structure selon les orientations décidées par la Direction.

Mission 2 : Mise en œuvre du projet d’accueil en veillant à l’implication des publics à la Vie du Centre Nelson Mandela

•Coordonner l’offre globale d’information et d’orientation

•Accompagner le public dans leurs recherches

•Participer activement à la construction de liens avec les usagers

Mission 3 : Développer le partenariat local

•Accompagner le Directeur dans le développement des actions afin d’inciter au développement des projets transversaux entre habitants, associations et partenaires extérieurs

Mission 4 : Contribuer à l’élaboration et au développement de la structure

•Construire un projet social qui s’appuiera sur les orientations de la Direction et des élus.

•Réaliser le bilan d’activité du centre Nelson Mandela.

•Organiser la gestion du travail de l’agent d’accueil et des gardiens

CONTEXTE ET CONDITIONS DE TRAVAIL

•Travail en soirées, horaires parfois décalées et WE

•Bureau, téléphone portable

COMPETENCES ATTENDUES

Les savoirs

•Connaissances des collectivités territoriales et de la fonction publique

•Connaissances des techniques de secrétariat

•Connaissance des procédures administratives, juridique en direction des associations.

•Connaissance des outils bureautiques ( Word, Excel, Powerpoint…)

Les « savoir-faire »

• Assurer l’ensemble des fonctions traditionnelles de secrétariat et de soutien au Directeur :

Réceptionner les appels téléphoniques et prioriser,

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,

Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au Directeur que les informations essentielles.

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

Gérer et actualiser la documentation réglementaire.

Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

• Assurer les gestion administrative et budgétaire du Centre :

Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe

Réaliser un suivi administratif du personnel ( 1 agent d’accueil et 2 gardiens).

Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.

Traiter les demandes et mettre en place des tableaux de bords

Réaliser des conventions, contrats et arrêtés

Les « savoirs-être »

•Amabilité et disponibilité

•Sens de l’écoute et du dialogue

•Sens de l'organisation, esprit d'initiative et adaptabilité

• Sens de l’organisation et de la priorisation.

• Capacité de travailler en équipe

•Discrétion et confidentialité

•Sens de l’organisation

• Rigueur, autonomie et discrétion,