Assistant (e) de la direction générale

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur Général des Services et de la DGA, responsable du pôle Services à la population et proximité, l'assistant(e) aura pour mission d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale. Missions / conditions d'exercice - Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des agendas et montage des rdv ;
- Assistance du Conseil municipal : Préparer la planification annuelle, assurer le suivi de l'élaboration de l'ordre du jour et sa diffusion, assurer la mise en forme de la note qui rassemble les propositions de délibérations, leur note de synthèse et les documents annexes en préparation à leur relecture et étude, gérer la logistique de préparation de la salle en amont des séances, participer au déroulé des séances du Conseil municipal, gérer les formalités post séance, assurer le suivi de la retranscription des débats avant validation;
- Saisie, mise en forme des divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Organisation du planning de réunions, préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus (réunions chefs de services...);
- Classement et archivage (papier et numérique) des dossiers et documents ;
- Gestion des bases de données et participation administrative aux grands évènements de la collectivité (vœux, cérémonies...) ;
- Binôme durant les congés de l'assistante du Maire. Profils recherchés Compétences théoriques :
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes capacités rédactionnelles.

Savoir-faire opérationnel :
- Excellente expression orale et rédactionnelle;
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint...);
- Maîtrise de l'utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...);
- Analyse et gestion des demandes d'information;
- Capacité d'organisation, polyvalence;
- Aptitude à travailler en équipe.

Savoir- faire comportementaux :
- Disponibilité;
- Discrétion, sens de la confidentialité;
- Bon relationnel, bonne présentation;
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode.

Spécificités du poste : Participation aux Conseils Municipaux.