Assistant(e) de direction

Qui sommes-nous ? 4e port nord-européen en tonnage et 1er port pour le commerce extérieur de la France, HAROPA PORT est connecté à tous les continents grâce à une offre maritime de premier plan. C'est aussi le 1er port fluvial européen pour le transport de passagers et le 1er port exportateur de céréales d’Europe de l’Ouest. Il génère un trafic maritime & fluvial de 110 M de tonnes/an. C’est également le 1er hub logistique de France avec une surface foncière de 16 000 ha dont 30% réservés à la protection de l’environnement. Etablissement public de l’Etat, HAROPA PORT regroupe 1 900 salariés essentiellement de droit privé. Ils sont répartis au sein du siège social basé au Havre et des directions territoriales du Havre, de Rouen et de Paris. La direction territoriale de Paris contribue au développement de la logistique du dernier kilomètre et du transport fluvial de marchandises grâce à son réseau portuaire composé de 6 plateformes multimodales et de 70 ports urbains répartis en Ile-de-France. Elle assure une ouverture maritime au Grand Paris et contribue à positionner HAROPA PORT comme 1er port fluvial français et 1er port intérieur au monde pour le transport de passagers. Elle compte près de 200 collaborateurs. L’Agence Seine Aval gère une vingtaine d’installations portuaires, dont deux plateformes multimodales, reparties sur les départements du Val d’Oise, des Yvelines et sur une partie des Hauts de Seine et de Seine Saint Denis. Sur ce territoire en plein développement, de nombreux projets d’aménagement sont en cours de préparation pour les années à venir en plus de l’exploitation quotidienne des sites. Principales missions Sous l’autorité du Directeur de l’Agence, auquel il (elle) est directement rattaché(e), l’intéressé (e) aura pour mission notamment de : Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du Directeur de l’Agence ; Gérer l’agenda du Directeur de l’Agence : assurer le filtrage et la transmission des appels ; organiser les réunions, rendez-vous avec les diverses parties prenantes ; organiser les déplacements ; Rédiger et/ou mettre en forme des documents : courriers, notes, rapports, … S’assurer que tous les courriers nécessitant une réponse ont été traités, organiser et optimiser la gestion des dossiers, suivre le plan de classement et organiser les archives ; Contribuer à la rédaction et à la mise en forme des dossiers (rapports et délibérations) portés par l’Agence, en liaison avec les assistantes des Directeurs Fonctionnels et du Secrétariat du Directeur Général Délégué, notamment pour les dossiers du Directoire et du Conseil de Surveillance ; Assurer la gestion administrative des notes de frais, des ordres de missions, des tickets restaurants et des plannings de congés, des visites médicales et de formations pour l’Agence ; Ce poste nécessite une grande autonomie et une vraie capacité à travailler en équipe, au sein de l’Agence mais aussi en relation régulière avec les autres entités. Ces tâches ne sont pas exhaustives et pourront s’enrichir en fonction de l’évolution des missions d’assistanat, et de la capacité de la candidate à assurer des missions complémentaires. Formation et expérience requises Ce poste nécessite une formation d'un niveau BAC 2 (BTS d'assistant(e) de direction), complétée par une expérience de 10 ans dans un poste similaire. Il requiert un fort sens de l’organisation, de la disponibilité et la maîtrise des relations avec des parties prenantes diversifiées. La connaissance de la gestion des marchés publics est un plus. Compétences requises Maitrise de l’outil Galexy est indispensable, Maitrise impeccable de la langue française et capacités rédactionnelles, Rigueur et autonomie, sens de l’initiative, Capacité à hiérarchiser l’urgence des demandes, Respect de la confidentialité, Savoir travailler en équipe et avoir le sens des relations humaines, Maîtrise parfaite des outils bureautiques et de communication (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet), Classification de l’emploi D2