FINALITÉ DU POSTE
1. Assister le Directeur Général et le Président dans la gestion administrative (agendas, courriers, appels),
2. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’entreprise,
3. Administrer la politique déplacements professionnels.
MISSIONS PRINCIPALES
4. Prendre en charge tous les besoins administratifs de la DG et de la présidence,
5. Gérer l’agenda, et organiser les déplacements des membres de la Présidence, de la Direction Générale,
6. Filtrer les appels téléphoniques,
7. Organiser les réunions de Gouvernance,
8. Rédiger, transmettre et archiver les comptes rendus de toutes les réunions de gouvernance, et tous types de courriers et documents,
9. Coordonner les échanges avec les cabinets d’avocats sur les dossiers juridique en cours,
10. Assurer la préparation et la révision de divers documents juridiques en lien avec les cabinets d’avocats,
11. Co-construire les événements (séminaires, réunions hors les murs) et en particulier en prendre en charge la logistique (déplacements, hôtellerie, restauration, outils et matériel),
12. Coordonner et faciliter la circulation de l’information des services en interne, répondre à leurs demandes et ordonner les priorités des demandes,
13. Gérer le compte voyages et déplacements.
Autres missions :
14. S’assurer du respect et de la cohérence de la politique voyages et déplacements, proposer et déployer des axes d’amélioration,
15. Piloter le budget voyages du groupe : assurer un suivi et un reporting des prestations des déplacements professionnels (procédures, analyses…) et gérer le contrat agences de voyages,
16. Être force de proposition sur toutes les innovations digitales en matière administrative : s’informer des nouveaux outils, mettre en place une veille, sélectionner et proposer la mise en place de nouveaux outils.
COMPÉTENCES ATTENDUES
SAVOIRS
Excellente capacité rédactionnelle en français – maitrise parfaite de l’environnement bureautique – bon niveau d’anglais des affaires (lu, écrit, parlé) – bonne culture générale – maîtrise des compétences liées à la gestion du secteur « voyage d’affaires » (Expérience de Travel Manager)
SAVOIR-FAIRE
Savoir rédiger un compte-rendu – savoir réaliser une présentation – connaissances ERP – bonne maitrise des réseaux sociaux et des évolutions des outils bureautiques.
SAVOIR-ETRE
Sens de la confidentialité – esprit de synthèse – sens de l’organisation – gestion des priorités -rigueur – capacité d’adaptation – excellente réactivité – excellente résistance au stress – dimension relationnelle d’ouverture et d’amabilité – agilité dans le cadre de la conduite du changement.
FORMATION INITIALE
Bac/5 en assistanat de DG – assistanat de gestion.
EXPÉRIENCE
Au moins 10 ans dans un poste similaire, de préférence en ETI industrielle et familiale avec sites distants.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
Directeur Général.
CLASSIFICATION
Cadre.
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