Assistant/e administrative et événementiel

Dans l'attente de l'ouverture d'un poste permanent, la mairie de Saint-Aubin-sur-mer recherche un assistant administratif et événementiel (h/f) pour épauler le responsable du service culture-animations de la commune

Vos missions :

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE :

Suivre les dossiers culturels et d'animations :

 Elaborer les documents administratifs

 Rédiger l’ensemble des supports de travail pour la bonne gestion des dossiers et projets

 Assister le responsable de service

 Rédiger les comptes-rendus et bilans

 Rédiger les conventions

 Contribuer au suivi des dossiers liés à la programmation de animations

 Contribuer aux suivis relationnel auprès des différents partenaires

Garantir les délais :

 Mettre en place le retro planning de la mise en œuvre des différents projets

 Alerter sur les dates butoirs de clôture des dossiers – projets

 Planifier les différentes réunions et rendez-vous en lien avec les dossiers et projets

ASSISTANCE LORS DES EVENEMENTS CULTURELS ET ANIMATIONS :

Participer aux événements :

 Participer aux différents événements organisés par le service

 Accueillir les artistes et les différents intervenants lors des événements

 Suppléer le régisseur principal

 Suivre le prêt de matériel

 Prendre des clichés lors des événements pour la promotion de ceux-ci sur les différents réseaux

Participer aux manifestations estivales :

 Participer aux différents événements organisés par le service

 Accueillir les artistes et les différents intervenants lors des événements

 Suppléer le régisseur principal

 Suivre le prêt de matériel

 Venir en soutien des agents saisonniers

 Prendre des clichés lors des événements pour la promotion de ceux-ci sur les différents réseaux

Gérer les stocks :

 Procéder à l’inventaire des stocks : matériels, boissons…

 Suivre les stocks : remonter les besoins

 Prendre en charge le rangement du local de stockage

 Veiller à l’hygiène du matériel stocké

 Participer aux nettoyages du matériel stocké

Savoir :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services venant en appui ;

Connaissances des règles d’archivages et de classements

Maitrise des techniques de secrétariat ;

Maitrise des techniques de communication,

Maîtrise de la réglementation de sécurité et d'accessibilité dans les établissements recevant du public ;

Maîtrise des outils informatiques ;

Savoir-faire :

Capacité rédactionnelle ;

Aptitudes relationnelles pour fédérer les acteurs autour d’un projet

Capacité à rendre compte

Capacité à respecter les délais

Savoir être/aptitude :

Sens du service public et des responsabilités ;

Sens de l'organisation ;

Esprit d'analyse et de synthèse ;

Réactivité, disponibilité ;

Qualités relationnelles et d'écoute ;

Rigueur, méthode et autonomie.