Créé en 2002, Astoria Finance est le premier groupe financier français, créateur de solutions uniques en Gestion de Patrimoine. Il totalise aujourd’hui près de 11,2 milliards d’euros d’encours.
Basé en Île-de-France, en Rhône-Alpes, dans les Hauts-de-France, dans le Sud-Est et le Sud-Ouest, Astoria Finance compte plus de 105.000 clients, en majorité des particuliers, mais également des personnes morales, faisant confiance à une réelle expertise patrimoniale et un réel savoir-faire, fruit de l’association de multiples compétences.
Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction en CDD de 6 mois. Le poste est à pourvoir dès que possible.
VOS MISSIONS
COLLECTE ET VENTILATION DES COMMISSIONS
(Ceci représente la partie la plus importante du poste en termes de temps de travail)
Récupération des bordereaux compagnies et vérification des affectations producteurs
Gestion des factures de commissions immobilières : saisie, suivi des paiements
Suivi des partenariats et mandats
Tableaux de bord mensuels : suivi hebdo, prévisions, évolutions annuelles
Classement et mise à jour de la GED (conventions compagnies O2S+ Serveur)
MESSAGERIE GENERALE CABINET (en binôme )
Tri et archivage des messages de la messagerie générale
Gestion du standard téléphonique : prise de messages, écoute et rassurance du client, réponse simple sans entrer dans la technicité, transmission des priorités au collaborateur
SUIVI TRESORERIE / COMPTABILITE
Suivi de la trésorerie hebdomadaire
Préparation de la comptabilité pour le cabinet comptable
GESTION DU PERSONNEL
Suivi des notes de frais
Préparation de la paie : comptabilité, tickets restaurant, virements des salaires
Suivi des formations
Ressources humaines : obligations des employeurs, droits des salariés, en appui avec Alpa Comptabilité Sociale
ACHATS/ FOURNISSEURS
Fournitures et achats pour le cabinet
Premier contact ou contact principal pour certains fournisseurs et/ou partenaires
Suivi des contrats fournisseurs
Suivi du règlement des factures fournisseurs
REGLEMENTATION CABINET
Liste des documents officiels
Suivi des cotisations obligatoires
Suivi des déclarations et enquêtes obligatoires : AMF, ACPR, CNCGP
ASSISTANAT DU DIRECTEUR
Gestion du planning
Gestion des déplacements/ Réservations transports, hébergements et invitations partenaires
VOTRE PROFIL
Qualifications requises :
Expérience en tant qu'assistante de direction.
Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
Maîtrise de Microsoft Office.
Excellente communication écrite et orale.
Sens de la confidentialité.
Qualités recherchées :
Proactivité et initiative.
Rigueur et souci du détail.
Autonomie et travail en équipe.
CARACTERISTIQUES DU POSTE
Type de contrat : CDD de 6 mois Temps plein
Rémunération : à partir de 24k fixe
Tickets restaurant
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